сті, вносяться в опису. Опис справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, що розкриває їх склад і зміст, що закріплює систематизацію справ у межах фонду та їх облік. Крім цього, опис є одночасно обліковим документом і основним видів науково-довідкового стандарту, що забезпечує оперативний облік справ описів.
Лист-замінник і картка-заступник
З моменту заклади й до здачі в відомчий архів справи зберігаються в робочих кімнатах або в спеціально відведених для цієї мети приміщеннях. Справи поміщають в закриваються шафи, які повинні забезпечувати збереження документів, і ставлять корінцями назовні.
Вилучати і видавати документи із справ постійного зберігання можна лише у виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) з дозволу керівника установи. При цьому у справу обов'язково вкладають точну завірену копію документа і акт про причини вилучення першотвору. Копії та витяги з документів для використання в роботі установи або в інтересах окремих громадян роблять з дозволу керівництва чи посадових осіб, яким таке право надано відповідними відомчими інструкціями.
Протягом діловодного року зі справи дозволяється видавати документи для роботи співробітникам установи. При видачі документа на його місце поміщають лист-замінник, на якому вказують, який документ, кому і на який час видано. Після завершення діловодного року документи із справ не видаються. При необхідності видають справу, в якій знаходиться документ. На видану справу заповнюють картку-заступник, в ній вказують структурне підрозділ, у який видано справа, номер справи, дату видачі та повернення, прізвище і посаду особи, яка отримала справу, а також передбачаються графи для розписок в одержанні та прийомі справи (іст. № 4).
4. Принципи систематизації документів всередині справ
Усередині кожної справи документи повинні бути систематизовані, так як від послідовності розташування документів всередині справи залежить швидкість пошуку документів під час їх оперативного зберігання, отримання інформації про порядок вирішення того чи іншого питання.
· Основний принцип систематизації документів - хронологічний, при якому документи розташовуються по датах, починаючи з самого раннього і закінчуючи самим пізнім. Дотримання цього правила забезпечує розташування документів всередині справи в прямій хронологічній послідовності, яка є обов'язковою при здачі документів в
· Крім того, використовується питальний (питально-логічний) принцип, згідно з яким документи розташовують у справах в логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація збігається з хронологічним розташуванням документів.
· При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів, назви установ - кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць.
· У нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції).
Різні категорії документів систематизують за різними ознаками.
Розпорядчі документи формують у справи за видами документів і хронології з відносяться до них додатками. Накази з основної діяльності та з особового складу групують в окремі справи.
<...
