застосуванням перевірки цілісності і при необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Але використання електронного документообігу в державних установах було б неможливим, якщо не була визначена юридична сила електронного документа. Ця сила електронному документу надається за допомогою електронного підпису. Заслуга в цьому в прийнятому Законі України Про електронні документи та ?? електронний документообіг raquo ;, в якому (згідно ст.6) визначається, що електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора або особи, яка підписала документ.
Момент, з якого електронний документ набуває юридичної сили визначений у Законі України Про електронний цифровий підпис (п.2 ст.6) - laquo ;. накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа raquo ;. Тобто юридична сила встановлюється з моменту накладення електронного підпису.
Під системою електронного документообігу (Суедія), у вузькому сенсі, розуміється програмне забезпечення (комп'ютерна програма, система), яка дозволяє організувати роботу з електронними документами (створення, зміна, пошук, зберігання), а також взаємодія між співробітниками: передачу документів, видачу завдань (розпоряджень, доручень) і контроль над ними, відправки повідомлень тощо.
У більш широкому сенсі під системою розуміється сучасна організаційно-технологічна структура, що пронизує весь виробничий організм, що включає в себе і програмну, і технічну, і методологічну складову, а також організаційні та нормативно-правові аспекти. [2]
Визначимо основні вимоги до систем електронного документообігу:
. Масштабованість - бажано, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів з здатність системи нарощувати потужність визначалася тільки потужністю відповідного програмного забезпечення.
. Розподіленість - архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально-розподілених організаціях.
. Модульність - система повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою, на випадок, якщо користувачеві системи не потрібно відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, або спектр завдань організації вже, ніж весь спектр завдань документообігу.
. Відкритість - система повинна мати відкриті інтерфейси для можливої ??доопрацювання й інтеграцію з іншими системами [3].
Електронний документообіг дозволяє створити в організації єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи.
2.2 Класифікація СУЕДО, створених за допомогою CASE-засобів
Проектування систем електронного документообігу здійснюється багатьма компаніями незалежно один від одного, тому через неузгодженість роботи систем виникають проблеми при взаємодії систем документообігу різних виробників. Як правило, ці проблеми пов'язані з несумісністю форматів представлення даних, відсутністю стандартизації систем і підходів, що використовуються при проектуванні систем.
Електронний документообіг обслуговується відповідним програмним забезпеченням (Enterprise Document Management Systems, EDMS). Схема класифікації СЕД зображена на рис.2.1.
Рисунок 2.1 - Класифікація систем електронного документообігу
Розглянемо ці системи більш докладно. Суедія, орієнтовані на бізнес-процеси (business-process EDM) будуються на основі концепції ECM. Системи цього типу (EDMS) призначені для специфічних вертикальних і горизонтальних додатків (іноді вони мають і галузеве застосування) [5]. EDMS-системи забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи роботу з образами, управління записами і потоками робіт, управління вмістом і ін. EDMS-системи забезпечують збереження і пошук 2-D документів в оригінальних форматах (зображень, CAD-файлів, електронних таблиць та ін.). C можливістю їх угруповання в папки. Існує думка деяких галузевих аналітиків, (залежно від використовуваних схеми індексації та додатків) даний документно-орієнтований підхід може забезпечити в ряді EDMS-систем до 80% функціональності PDM-системи при меншій вартості впровадження. Найбільш відомими розробниками EDMS-систем є компанії Documentum (система Documentum), FileNet (системи Panagon і Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) та ін. Вендори, більше інших підприємств досягли успіху в управлінні вмістом (наприклад, компанії Documentum і FileNet), сфокусували свою діяльність на реалізації в СЕД таких функцій, як управління шаблонами, управління динамічними презентаціями та публікація Web-вмісту. Cлід відз...
