ж підрозділами, зберігання та архівування документів;
· робота із закупівельними документами - надання користувачам системи можливості погоджувати і зберігати заявки на реалізацію закупівлі в рамках вимог Федерального закону РФ від 18.07.2011 р № 223-ФЗ; скорочення термінів узгодження заявок на закупівлю; створення єдиного сховища документів по закупівельної діяльності;
· діловодство - реєстрація вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції з автоматичним присвоєнням документам реєстраційних номерів, контроль процесу узгодження, формування структурованого оперативного сховища документів, контроль цілісності документів й схоронності реквізитів документів, пошук документів в сховище, формування звітів по руху і виконанню документів за заданими формам, списання документів у справу;
· робота з дорученнями (завданнями) - формування доручень і призначення виконавців по них, маршрутизація доручень (з використанням шаблонів маршрутів), автоматична доставка виконавцям повідомлень про дорученнях, контроль виконання доручень і резолюцій по документах, формування і доставка звітів виконавців тощо
У системі можна побачити, який користувач і коли створив документ, а також відстежити його стан. Користувач, який створив документ, може встановити права доступу і дозволені операції. Наприклад, користувач не зможе змінити документ, який присланий тільки для ознайомлення ім.
На даний момент в Іркутському філії ВАТ «Ростелеком» не використовується ЕП. Тому документи на затвердження директору надаються в паперовому варіанті. Щоб затверджений документ існував в електронному вигляді, співробітники відділу діловодства сканують його і вносять у ЕСЕД.
Порядок поводження з документами описаний в таких документах організації як інструкція з ведення внутрішнього і вхідного електронного документообігу [6], інструкція з ведення вихідного електронного документообігу [7], інструкція з контролю виконання документів з використанням ЕСЕД [8 ].
Передача внутрішнього документа, його розгляд, внесення резолюцій, внесення відмітки про виконання проводиться за допомогою ЕСЕД, за винятком документів з грифом «Конфіденційно» і «Комерційна таємниця», які оформляються на паперовому носії та реєструються у відділі забезпечення захисту державної таємниці.
Поряд з електронними документами допускається створення документа на паперовому носії, при цьому можуть використовуватися електронні листи узгодження.
У разі виходу працівника у відпустку, виїзду у відрядження, переходу на іншу посаду або звільнення, зміни в ЕСЕД вносяться адміністратором, на підставі поданої заявки самим працівником або діловодом підрозділи працівника у відділ прикладної підтримки користувачів корпоративних систем управління.
Кількість ліцензій на використання Lotus обмежена, а тому користувачів в ВАТ «Ростелеком» дуже багато, співробітники нижчої ланки (наприклад, оператори) використовують Microsoft Outlook для взаємодії через корпоративну пошту.
Сервіс (послуга) корпоративної електронної пошти надається співробітникам виключно для виконання їхніх посадових обов'язків. Повідомлення корпоративної пошти проходять наступні перевірки:
· перевірка повідомлення на наявність шкідливого програмного забезпечення;
· перевірка повідомлення на наявність спаму;
· перевірка повідомлення на наявність файлів забороненого типу (система контентного аналізу);
· обробка повідомлень, що не піддаються контентному аналізу;
· перевірка на допустимий максимальний розмір поштового повідомлення.
У Політиці використання корпоративної електронної пошти [9] зазначено, що при відправці інформації адресатам користувач зобов'язаний контролювати надіслані повідомлення і файли на можливість наявності в них комерційної таємниці, конфіденційної або будь-який інший критичною для бізнесу Товариства інформації. Організація залишає за собою право здійснювати, в порядку контролю, вибіркову перевірку правильності використання корпоративної пошти без попереднього повідомлення співробітників
До 2014 року взаємодія із зовнішніми організаціями забезпечувалося Lotus з використанням ЕП.
З весни +2014 змінилася структура обробки документів, змінився регламент. Реорганізація забезпечила вирішення наступних завдань:
· оптимізації адміністративних і управлінських витрат за рахунок ефекту масштабу, централізації управління і усунення дублюючих функцій;
· підвищенні оперативності прийняття та ефективності виконання управлінських рішень завдяки скороченню кількості рівнів упра...
