и підтримки періодичних процедур обробки документів, наприклад, підготовку щомісячних звітів. Для реалізації цього сценарію необхідно вказати періодичність виконання завдання при його описі і зберегти картку завдання в папці. Система буде періодично запускати сценарій по обробці зазначеного документа. Опис періодичності аналогічно опису періодичного завдання в Microsoft Outlook.
Система може використовуватися для організації одноразової або періодичної розсилки широкомовної інформації, наприклад прайс-листів компанії. Для цього необхідно завести картку прайс-листа і періодичне завдання, вказавши в якості виконавців групу, якій адресована розсилка. При цьому вказати тип маршрутизації - звичайні повідомлення. В якості тексту завдання вказати зміст повідомлення. Для реалізації сценарію необхідно тільки своєчасно оновлювати прайс-лист. Додаток DocsVision «Управління архівом документів» призначено для автоматизації процесів формування, обліку видачі-повернення і зберігання справ, що містять паперові екземпляри документів, що вийшли з оперативного діловодства, і може використовуватися для вирішення наступних завдань:
1) створення електронного архіву організації;
2) автоматизація діяльності працівників архівної служби організації;
3) автоматизація діяльності працівників служб документаційного забезпечення управління (ДОП) в частині ведення номенклатури справ, а також формування та оформлення справ для подальшої їх передачі на архівне зберігання.
Процес формування справ та архівування документів, підтримуваний додатком «Управління архівом документів», представлений на малюнку 1.2
Малюнок 1.2 - Формування справ і архівування документів
Ведення номенклатури справ (блок 1) (ведення довідника номенклатури справ) - процес, що полягає у складанні систематизованого переліку заголовків (найменувань) справ, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Формування справ і томів (блок 2) - процес формування справ з вкладеними томами і присвоєння їм порядкових номерів. Списання документів у справи (блок 3) - процес приміщення документа в справу, згідно з номенклатурою справ. Передача справ у тимчасове користування (блок 4) - до закриття справ документи у складі цих справ можуть передаватися у тимчасове користування. Архівування справ (блок 5) проводиться після їх закриття та складання, погодження та затвердження опису справ на передачу в архів. Передача справ в підрозділи (блок 6) - процес передачі і прийому справ, що зберігаються в архіві, для роботи в підрозділах. Передача справ на постійне зберігання (блок 7) - процес формування, погодження та затвердження описів справ для передачі до фондів постійного зберігання. Знищення документа в архіві (блок 8) - процес формування, погодження та затвердження описів справ на знищення.
Поряд з цим, додаток «Управління архівом документів» забезпечує можливість оперативного пошуку справ, томів, документів, переданих в архів.
По-друге, DIRECTUM - система електронного документообігу та управління взаємодією, націлена на підвищення ефективності роботи всіх співробітників організації в різних областях їхньої спільної діяльності. є повноцінною ECM-системою (Enterprise Content Management) і підтримує повний життєвий цикл управління документами, при цьому традиційне «паперове» діловодство органічно вписується в електронний документообіг. DIRECTUM забезпечує ефективну організацію і контроль ділових процесів на основі workflow: узгодження документів, обробка складних замовлень, підготовка та проведення нарад, підтримка циклу продажів та інших процесів взаємодії. Розвиток системи йде в рамках концепції Переход на електронний документообіг - легше, швидше, доступніше raquo ;.
Рішення описаних задач забезпечують модулі системи DIRECTUM. Управління електронними документами. Створення і зберігання різних неструктурованих документів (тексти Microsoft Word, таблиці Microsoft Excel, схеми Microsoft Visio, малюнки CorelDraw, відео та ін.); розширена підтримка версій документів і ЕЦП; структурування документів по папках; призначення прав доступу на документи; історія роботи з документами; повнотекстовий і атрибутивний пошук документів.
Управління діловими процесами. Підтримка процесів узгодження та обробки документів на всіх стадіях життєвого циклу (docflow); видача електронних завдань і контроль їх виконання; взаємодію між співробітниками в ході бізнес-процесів; підтримка вільних і жорстких маршрутів; багаті розширювані бібліотеки блоків для формування маршрутів (workflow).
Управління договорами. Організація процесу узгодження та реєстрації договорів і супутніх документів, а також оперативної роботи з ними (пошук, ана...
