вня 2008 р. № 6899/08. p align="justify"> Додамо, що вимога про зберігання документів щодо збитків протягом усього періоду їх списання діє також для платників єдиного сільгоспподатку (п. 5 ст. 346.6 Податкового кодексу РФ) і для В«упрощенщіковВ» (п. 7 ст . 346.18 Податкового кодексу РФ).
Списання безнадійної дебіторської заборгованості. І в цьому випадку зберігати документи доведеться довше п'яти років. p align="justify"> Нагадаємо: відповідно до підпункту 2 пункту 2 статті 265 Податкового кодексу РФ суми безнадійних боргів прирівнюються до позареалізаційних витрат платника податку як збитку, отриманого у звітному (податковому) періоді. Такі витрати зменшують податкову базу при розрахунку податку на прибуток. Природно, за наявності підтвердних паперів. p align="justify"> Таким чином, первинні облікові документи, що обгрунтовують суму дебіторської заборгованості, характеризують вартість вибувають майнових прав, тобто суму витрат. Тому і відлік терміну зберігання таких документів потрібно заново починати з моменту списання безнадійного боргу. Якщо ж знищити документи раніше терміну, компанія втратить право визнати у витратах безнадійні борги, оскільки не зможе підтвердити податківцям їх суму. p align="justify"> Термін зберігання документів акціонерними товариствами. Акціонерні товариства при зберіганні документів повинні керуватися Положенням, затвердженим постановою ФКЦБ від 16 липня 2003 р. № 03-33/пс. Зокрема, згідно з цим нормативним документом, статут і річну бухгалтерську звітність вони зобов'язані зберігати постійно. Тобто протягом усього терміну роботи компанії. А в разі ліквідації товариства документи постійного строку зберігання та з особового складу передаються до державного архіву. Це якщо з ним було укладено договір. Якщо ж угоди з архівом немає, то він зобов'язаний прийняти на зберігання тільки документи з особового складу працівників товариства. Місце зберігання інших документів визначається головою ліквідаційної комісії або конкурсним керуючим. p align="justify"> Звіти по податках. Річні податкові декларації компанія повинна зберігати не менше 10 років, а квартальні за наявності річних - п'ять років. Це визначає пункт 170 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання, затвердженого Росархивом 6 жовтня 2000 (далі - Перелік типових управлінських документів) у взаємозв'язку з пунктом 2.4.2 Вказівок щодо застосування Переліку. Не менше 10 років потрібно зберігати і квартальні звіти, якщо немає річних (наприклад, з ПДВ). А ось місячну звітність за відсутності квартальних форм потрібно зберігати 5 років. p align="justify"> Рахунки-фактури, книги покупок і продажів. Згідно з пунктами 15 і 27 Правил ведення журналів обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг покупок і книг продажів затверджених постановою Уряду РФ від 2 грудня 2000 р. № 914, книги покупок і книги продажів слід зберігати протягом повних п'яти років з дати останнього запису . Тобто ці папери за IV квартал 2004 року повинні зберігатися і протягом 2009 року. p align="justify"> П'ятирічний термін зберігання встановлено і для рахунків-фактур.
Підстава - пункт 150 Переліку типових управлінських документів.
Разом з тим податкові органи хоча і має право вимагати документи, що служать підставою для обчислення податків і підтверджують їх сплату, але лише відповідно до законодавства про податки і збори. А вищезгаданий Перелік до нього не входить. Отже, наприклад, в 2009 році запит податківців про представлення рахунки-фактури за 2004 рік можна залишити без уваги. p align="justify"> Термін зберігання ряду інших документів. Терміни зберігання ряду інших документів встановлено спеціальним федеральним органом виконавчої влади - Росархивом (п. 3 ст. 6 Федерального закону від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ, постанова Уряду РФ від 17 червня 2004 р. № 290). І вони часто перевищують п'ять років. Звернемося до вже згаданого нами Переліку типових управлінських документів. p align="justify"> Бухгалтера в першу чергу стосується розділ 4 В«Облік і звітністьВ», а також розділи 7 В«Трудові відносиниВ» та 8 В«Кадрове забезпеченняВ». Ми звели окремі позиції Переліку в таблицю. p align="justify"> У таблиці є документи з терміном зберігання один рік. Але якщо ці папери відносяться до В«первинціВ», то відповідно до законодавства про бухгалтерський облік їх потрібно зберігати не менше п'яти років. p align="justify"> Вважати терміни зберігання документів потрібно з 1 січня року, наступного за тим роком, коли вони виписані.
Як правильно зберігати і знищувати документи
Відбирати документи на зберігання і знищення, а також встановлювати терміни повинна постійно діюча експертна комісія. До її складу входять найбільш кваліфіковані фахівці основних структурних підрозділів, а головою призначається один з керівних ...
