зволяє вести облік робочого часу, контролювати, чим займаються підлеглі. Починати впровадження необхідно з з'ясування чіткої мети, результатів, яких керівництво хоче добитися. Поступове впровадження скорочує протидію співробітників.
Отже, сучасні інформаційні технології, що дозволяють створювати, зберігати, обробляти інформацію і забезпечувати ефективні способи її подання споживачеві, так само є важливим фактором життя суспільства і засобом підвищення ефективності управління всіма сферами суспільства.
. 4 Особливості документообігу в будівельних організаціях
Документообіг підприємства являє собою реєстрацію вхідних, вихідних документів, їх візування і подальше зберігання. Протягом багатьох років ведення архіву будь-якого підприємства здійснювалося саме таким чином, і застосування спеціальних програм, які забезпечували чітке ведення документообігу, зустрічалося нечасто. У кращому випадку в секретаріаті дублювали дані документів в таблиці Word або Excel, в гіршому ж відповідальний за документообіг співробітник міг просто забути привласнити вхідний або вихідний номер тому чи іншому документу, випустити з уваги занесення чергового номера документа в реєстр або підшити договір без підпису та печатки одного з виконавців. Такі помилки в епоху інформаційних технологій неприпустимі, проте вони зустрічаються і донині. Робота програми з документообігу зводиться до вирішення основних завдань: фіксуванню, зберігання та переміщенню документів, тобто першочерговим є виконання канцелярських функцій. Однак якщо говорити про документообіг в будівельних компаніях, то такого примітивного набору дій недостатньо для його ведення та підтримання в актуальному стані [9].
Облік договорів в будівництві: їх формування, контроль діяльності з ним, візування примірників, рух, зберігання - часто найбільш вразливе місце будівельних компаній. Без обліку договорів із замовниками, підрядниками і постачальниками неможливі подальше планування роботи компанії, контроль і аналіз її діяльності. Масштаби і обсяги роботи з документами в будівельних компаніях досить значні. У першу чергу, необхідно заповнити договори, які не помилившись при цьому в реквізитах, адже часом один невірно вказана цифра або пропущена буква може призвести до призупинення робіт по цілому проекту. Потім потрібно завізувати договори як усередині компанії, так і у контрагентів, при цьому постійно контролюючи переміщення паперових примірників, враховуючи місце зберігання, відповідальна особа, дату і місце переміщення і повернення договору тощо Крім того, треба мати в наявності електронні копії документів, креслень, додаткових угод до договору. Вдаючись до елементарної арифметики, неважко здогадатися, що якщо будівельних об'єктів кілька, то всі ці документи можуть займати буквально цілі офісні простори. Слід зазначити, що весь цей набір дій є тільки стартовим етапом при веденні документообігу будівельної організації, а для виходу на фінішну пряму необхідно виконати ще цілий набір всіляких заходів. Так, після складання й узгодження договорів необхідно продовжувати контроль діяльності з ним: виконання робіт, платежі, взаєморозрахунки, дотримання всіх термінів робіт, актуальність підлеглих договорами документів, а саме: актів, нарядів, графіків виконання робіт і т.д.
Впровадження нових програмних рішень дозволяє систематизувати і повністю автоматизувати документообіг у будівництві. Потрібно враховувати, що впровадження стандартних програм з документообігу для будівельних компаній недостатньо, так як набір дій, пов'язаних з документами будівельних підприємств, набагато ширше, ніж у будь-яких інших організаціях. Безумовно, представники будівельних компаній усвідомлюють, що для обліку документообігу у будівництві простих програмних комплексів недостатньо, але, тим не менш, починаючи пошуки відповідного програмного рішення, перше, що їм приходить в голову - шукати програму з документообігу. Відповідно, такий запит видає певний набір програм з вельми обмеженим функціоналом саме стосовно до будівельним організаціям. Тоді уповноважений на пошуки програми співробітник будівельної компанії починає нарікати на те, що програм, що відповідають необхідним вимогам, на ринку немає. Вся справа в тому, що спочатку параметри пошуку зводяться саме до документообігу, але в будівництві це поняття набагато ширше і при пошуку потрібно розглядати саме програми з управління будівництвом та обліку документообігу в будівництві зокрема [10].
Автоматизуємо документообіг у будівництві: на першому плані - вирішення бізнес-завдань.
У будівництві практично неможливо автоматизувати документообіг, не зачіпаючи виробничу діяльність, і підприємства галузі при виборі програмних продуктів пред'являють особливі вимоги до функціонала пропонованих рішень.
Програмні системи будівельних...
