організацій повинні бути комплексними, мати інструменти для автоматизації різноманітних бізнес-процесів і вирішувати ряд типових завдань.
У будь-якій організації документообіг або є, або його немає. Якщо організація може існувати в умовах неформального управління ( начальник сказав - зробили ), то, ніякого документообігу в ній немає
Переходячи на електронний документообіг керівництво хвилює питання про економічну ефективність використання систем електронного документообігу.
Ефективність=Результат/Витрати
Основні завдання, які вирішуються системами документообігу:
забезпечення більш ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;
підтримка системи контролю якості, що відповідає міжнародним нормам;
підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань;
протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення гарячих точок у діяльності);
оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю;
виняток або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві;
виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.
Таким чином, в будівництві неможливо автоматизувати документообіг, не зачіпаючи виробничу діяльність. При виборі програмних продуктів пред'являються особливі вимоги до функціонала пропонованих рішень. Програмні системи будівельних організацій повинні бути комплексними, мати інструменти для автоматизації різноманітних бізнес-процесів і вирішувати ряд типових завдань.
2. АНАЛІЗ системи документаційного забезпечення МЕНЕДЖМЕНТУ В ТОВ «Валга»
. 1 Загальна характеристика діяльності компанії ТОВ «Валга»
ООО «Валга» є юридичною особою, яка діє відповідно до «Статутом», зареєстрованим: Інспекцією з податків і зборів Росії по м Краснодару.
Основний вид діяльності товариства є: Будівництво будівель і споруд.
На даному підприємстві діє гнучка система знижок і тим самим привертає до себе велику кількість покупців різної категорії. На сьогоднішній день підприємство ТОВ «Валга» найвідоміше у сфері даної діяльності на Півдні Росії. Як прописано в Статуті, ТОВ «Валга» може займатися більш ніж 10 видами діяльності.
Основний вид діяльності - випуск будівельних матеріалів, реконструкція підприємств, розробка проектно - кошторисної документації, виробництво товарів народного споживання, проектування і будівництво для населення, комерційна діяльність.
Для управління поточною діяльністю призначений генеральний директор. Загальна чисельність працюючих в організації 58 осіб, що за нормами передбачає віднесення її до розряду малих будівельних підприємств.
Структура підприємства ТОВ «Валга» - це розподіл організації на окремі елементи, кожний з яких має свою чітко визначену, конкретну задачу і обов'язки, тобто модель, передбачає поділ персоналу на групи, залежно від конкретних завдань, які виконують співробітники.
Загальна чисельність працівників, які займаються інформаційно - документаційне обслуговуванням в організації, буде складатися з штатної чисельності працівників служби ДОУ і всіх працівників інших підрозділів, на яких покладено діловоднихдокументи функції.
На чолі ТОВ «Валга» стоїть директор, якому підпорядковуються всі працівники.
Обов'язки директора:
керувати відповідно до чинного законодавства;
нести відповідальність за наслідки прийнятих рішень;
нести відповідальність за фінансово - господарські результати його діяльності;
організовувати роботу й ефективну взаємодію всіх структурних підрозділів;
доручати ведення окремих напрямків діяльності іншим посадовим особам;
організовувати і координувати роботи з охорони праці на підприємстві;
представляти інтереси підприємства у взаємовідносинах з громадянами, юридичними особами, органами державної влади та управління;
розпоряджатися майном і коштами підприємства [11].
Всі питання оперативної діяльності вирішуються директором, керівниками підрозділів апарату управління.
Підрозділи і ...
