з надходять в організацію документів;
потоки внутрішньої документації, що складаються з документів, створених в організації і не призначених до виходу за її межі;
потік вихідної документації, що складається з документів, призначених для відправлення в інші організації.
Документопотік характеризується наступними основними параметрами:
вмістом або функціональної приналежністю;
структурою;
режимом або циклічністю;
напрямком;
об'ємом.
Зміст документопотока характеризується складом документів, що входять в нього, і складом інформації, закріпленої в цих документах.
Структура документопотока описується ознаками, відповідно до яких може бути здійснена класифікація документів та їх індексація, сформована система науково-довідкового апарату за документами організації. Значною мірою структура документопотоков відповідає функціонально-цільовим призначенням складових його документів.
Режим або циклічність документопотока визначається зміною в часі його інформаційного навантаження. Такі зміни зазвичай пов'язані з циклічністю планування і підбиття підсумків роботи, сезонним зменшенням ділової, політичної та управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.
Напрямок документопотока залежить від змісту конкретного технологічного ланки обробки документів: реєстровані і незареєстровані документи, документи, за якими здійснюється і не здійснюється контроль виконання службою ДОП і т.д. На напрям документопотока впливає також спосіб оцінки та посвідчення складових цей потік документів: узгодження, затвердження, ознайомлення та інші.
Обсяг документопотока вимірюється фізичним кількістю документів (оригіналів та копій), який може бути конкретизований чи доповнений обсягом міститься в документах інформації, вираженої в аркушах, знаках, кількості доручень, виконавців.
Кількість документів всіх потоків становить обсяг документообігу організації.
Обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період.
Величина документообігу потрібна для:
розрахунку необхідної чисельності діловодного персоналу;
розрахунку ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодства;
визначення завантаженості діловодного персоналу, у тому числі секретаря керівника та секретаря структурного підрозділу.
Документообіг характеризує завантаженість управлінського апарату в цілому, оскільки виконання кожної операції припускає спрямований рух документа з одного структурного підрозділу в інший, від технічних виконавців до фахівців, а потім до керівників.
При підрахунку документообігу рекомендується окремо враховувати документи та їх копії, висловлюючи це число дробом, де в чисельнику кількість оброблюваних в організації документів, а в знаменнику кількість їх копій. Наприклад, 10814/15375.
Підрахунок ведеться зазвичай за реєстраційними формам вхідних, внутрішніх (зазвичай за видами) і вихідних документів. При цьому слід враховувати, що в більшості організацій, як правило, враховується лише число зареєстрованих вхідних документів, а документи, що не підлягають реєстрації, рідко підраховуються, хоча їх кількість значно перевищує кількість зареєстрованих документів. Внутрішні документи також далеко не завжди реєструються. Наприклад, доповідні і пояснювальні записки, довідки тощо і тому їх кількість точно підрахувати важко. Крім того, в даний час зняття копії з документів значно спрощено. Копіювальні апарати стоять у багатьох відділах і отримані копії, природно, не враховуються. Тому з великою часткою впевненості можна сказати, що повсюдно відомості про обсяг документообігу в організації занижені, оскільки методика обліку документів малосовершенна.
У документообігу, або порядку руху документів в організації, можна виділити кілька етапів:
експедиційна обробка документів, що в організацію;
попередній розгляд документів службою ДОП;
реєстрація документів;
організація раціонального руху документів всередині організації, що включає доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, а також проходження узгодження і підписання проектів документів;
обробка виконаних і відправляються.
Тому основними завданнями при оцінці та вдосконаленні системи ДОУ є:
підвищення ефективності управлінської діяльності;
...
