системи документаційного забезпечення управління (ДОП) є побудова алгоритму, на основі якого будуть оцінюватися діюча система і опрацьовуватися всі складові процесу вдосконалення системи.
Для реалізації процесів керівники та виконавці використовують ті чи інші необхідні їм документи, наявні в організації в галузі управління персоналом:
правові,
організаційно-розпорядчі,
планово-фінансові,
зовнішні нормативні,
внутрішні нормативні,
технічні.
Проблема полягає, в першу чергу, в тому, що в більшості організацій всі документи розрізнені, працюють кожен на своєму рівні, не утворюючи єдиної системи. Найчастіше один підрозділ не знає, які документи є в іншому. Більше того, підрозділи створюють свої форми документів, і кожне по-своєму ними керує або не керує зовсім.
Отже, виникає потреба у створенні такого алгоритму, на основі якого можна було б системно підійти до оцінки та вдосконалення документаційного забезпечення.
Одним з основоположних вимог, що пред'являються до управління документами є систематичність: Документи повинні створюватися, зберігатися і бути керованими на систематичній основі .
Ця вимога має на увазі застосування системного та процесного підходу до управління документами.
Системний підхід до менеджменту заснований на управлінні всією організацією як цілісною системою взаємодіючих динамічних процесів.
Процесний підхід враховує те, що відкрита система постійно знаходиться в динаміці, тобто постійно змінює свій стан. У ній протікає безліч процесів, які необхідно правильно організувати. Процесний підхід забезпечує цю організацію, тому, згідно з ним, всі види дій, скоєних в деякій організації, має сенс розглядати як процеси raquo ;. Отже, даний принцип відображає властивість динамічності системи, функціональність системи, взаємозв'язок всіх її функцій.
Отже, до документування діяльності організації, заснованої на таких принципах, необхідно підходити відповідним чином.
Процесний підхід сприяє:
поданням процесів у вигляді документованих процедур, в результаті чого процеси набувають формалізоване представлення;
позначенню всіх входів і виходів кожного процесу;
встановленню взаємозв'язків між документами, їх творцями і контекстом створення документів (відображеними в них процесами) та іншими документами;
вибір відповідної структури документів, найкраще відповідної кожної функції, виду ділової діяльності або операції.
Системний підхід до управління передбачає:
уявлення всієї організації як системи взаємодіючих динамічних процесів;
розподіл відповідальності;
координацію всіх аспектів діяльності організації;
механізм перманентного процесу планування і доведення планів до кожного робочого місця.
Вследс?? віє того, що документообіг відображає систему управління, дозволяючи її наочно побачити, аналіз документообігу вкрай важливий для вдосконалення роботи управлінського апарату.
Характеристикою документообігу є його обсяг, під яким розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період.
На думку Л.Н.Санкіной, обсяг документообігу виражається загальною кількістю документів, що надійшли в організацію і створених в ній за певний проміжок часу. В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні та внутрішні документи, а також всі копії, виготовлені засобами оперативної поліграфії та оргтехніки.
Даний показник є важливим, він повинен використовуватися як критерій при виборі організаційної форми діловодства (традиційна, автоматизована), а також впливати на структуру служби діловодства і її штатний склад.
Документопотік - це потік документів, що циркулюють між пунктами обробки та створення інформації (керівниками організації та структурних підрозділів, фахівцями) і пунктами технічної обробки документів: експедицією, секретаріатом, канцелярією, копіювально-розмножувальної службою та ін.
При цьому, проводячи аналіз документообігу, в якості об'єкта дослідження можна розглядати окремий документ, документопоток, документаційний технологічний процес. Однак основоположним об'єктом дослідження та вдосконалення можна назвати документопоток.
У кожній організації можна виділити наступні потоки документів:
потік вхідної документації, що складається ...
