"justify"> Для підтвердження встановлених фактів і подій кількома особами складається акт. Акти складаються за результатами ревізій діяльності підприємства та окремих посадових осіб, при прийомі-передачі справ, підготовки документів до знищення, прийомі об'єктів в експлуатацію [2].
Службові листи оформляються на бланках листів. Текст листа складається з двох частин. Спочатку вказуються причини, що послужили підставою для складання листа, а потім викладаються висновки, пропозиції, прохання [10].
Телеграми оформляються на спеціальних друкарських бланках, а в разі їх відсутності - на звичайному папері.
Доповідна записка може оформлятися рукописним способом на стандартному аркуші паперу. Доповідна записка є документом, що містить грунтовний виклад питання, що відображає виробничу діяльність організації.
Пояснювальна записка - це документ, в якому працівник організації пояснює причини невиконання будь-якого доручення, порушення трудової або виробничої дисципліни. Пояснювальна записка може оформлятися рукописним способом на стандартному аркуші паперу.
Довідка являє собою документ, що описує або підтверджує зміст тих чи інших фактів. Подібні довідки найбільш широко застосовуються при роботі з персоналом підприємства [2].
Внутрішня переписка в організації використовується для документального оформлення всіх кадрових рішень. За допомогою внутрішнього службового листування відбувається також офіційний обмін думками між посадовими особами організації, між посадовими особами та керівництвом організації.
Реєстраційні журнали (книги) ведуться в організації для обліку кадрової документації (наказів по кадрам, трудових книжок, особових справ, посвідчень особи). Правильний облік документа (з присвоєнням певного номера і з відміткою про дату реєстрації) надає йому юридичну силу (силу доказу), за допомогою якої роботодавець може з упевненістю перемогти в трудовому спорі з працівником. Форми деяких журналів і книг затверджуються офіційними органами, інші ж форми розробляються самою організацією.
До обов'язкових документам кадрової служби відносяться: правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкція з охорони праці, положення про захист персональних даних працівників, штатний розклад, особова картка, табель обліку робочого часу, графік відпусток, накази по основній діяльності , накази по особовому складу, трудова книжка, трудовий договір, заяви працівників, книга обліку трудових книжок і вкладишів у них, журнал обліку заходів щодо контролю, журнал обліку проходження інструктажу з охорони праці [13].
Документи, що мають рекомендаційний характер: колективний договір, посадові інструкції, положення про оплату праці та преміювання, особисті справи, довідки про трудову діяльність, копії наказів про прийом на роботу і звільнення, доповідні записки, журнали обліку військовозобов'язаних.
Документи, що залежать від специфіки організації: положення про охорону комерційної таємниці, журнал проходження медичних оглядів, графік змінності, інструкція про порядок роботи з об'єктами підвищеної небезпеки [6].
Кадрова документація (документація по особовому складу) організації має велике значення, оскільки і при оперативному (у відділі кадрів організації), і при архівному (в архіві самої організації або в державному архіві) зберіганні вона є першоджерелом інформації про трудовий стаж громадян та у зв'язку з цим безпосередньо пов'язана із забезпеченням їх конституційних прав.
Склад документів кадрової служби значно ширше, він включає листування з іншими сторонніми організаціями, контролюючими організаціями, звітну, планову документацію, а також значний обсяг нормативної і нормативно-довідкової документації.
Співробітники відділу кадрів мають справу з великим масивом службової документації. Накази, акти, довідки, заяви, договори - всі ці документи проходять через кадрову службу компанії. Усередині компанії існує чіткий порядок, за яким кожен документ має своє строго певне місце в системі організаційного документообігу.
Кадрова документація відноситься до категорії документів довгострокового зберігання. Терміни зберігання різних видів документів з особового складу встановлені Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання, затверджені Керівником Федеральної архівної служби Росії. Через відмінності у термінах зберігання накази по особовому складу доводиться ділити на дві частини: з терміном зберігання на 5 років і 75 років. Термін зберігання 5 років мають накази: про надання чергових та навчальних відпусток, чергуваннях, стягнення, короткострокових внутрішньоросійських відрядженнях. Решта накази за ...
