остатніх площ, дозволяють зберігання цих справ центральної службою діловодства або структурним підрозділом до закінчення терміну зберігання, після чого справи підлягають знищенню в установленому порядку (акт знищення).
Секретарем організації через 2 роки проводиться обробка справ і перекладання їх в інший шафа, яка утворює початок майбутнього архіву.
Архіви залежно від обсягу та характеру зберігається в них матеріалу поділяються на центральний або загальний і місцеві (поточний).
У центральному архіві зберігаються справи закінчених звітних періодів (минулих років). У місцевих архівах зберігаються справи по закінчених операціях поточного звітного періоду (поточного року).
Порядок користування документами з архіву:
1. Для отримання документів для подальшої роботи з архіву, обов'язково дозвіл керівника підприємства. p> 2. Категорично забороняється робити на документах позначки, загинати листи, знімати копії без дозволу керівника, переводити креслення через кальку.
3. Співробітникам, які працюють в даній організації, документи видаються під розписку без права виносу за межі установи.
4. Документи за письмовими запитами видаються довірчим особам за дорученням. p> 5. При знятті копії з документа, який знаходиться в архіві, на оригіналі проставляється, коли і кому була видана копія.
6. Особи, які працюють з документами архіву, несуть повну відповідальність за збереження документів. У разі порушення - притягнуто до відповідальності у встановленому законом порядку.
В
Висновок
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним з засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообігу завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де несвоєчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.
В
Список використаної літератури.
1. Документаційне забезпечення діяльності організації. Барановський В.П. Навчальний посібник. - М.: Асоціація авторів і видавців В«ТандемВ». Вид.-во ЕКМОС, 1999р. p> 2. Основні нормативні акти з бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності (з коментарями). - М.: ТОВ В«НІТАР АЛЬЯНСВ», 2001. - 272 с. p> 3. Кудряев В. А. Організація роботи з документами. М., 1998. p> 4. Організація роботи з документами. Інфра М., 1998 р.
