ДОП і всіх підрозділів організації, для чіткого розуміння та подання всіх етапів роботи з документами в кожній організації повинна бути складена інструкція з діловодства з урахуванням специфіки її діяльності. p align="justify"> Джерелами для складання інструкції з діловодства організації служать:
- Типова інструкція з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади. М.: Росархів, 2004;
ГСДОУ. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М.: Головархів СРСР, 1991;
Основні правила роботи архівів організацій. М.: Росархів, 2002. p align="justify"> Інструкція повинна включати загальні положення, тематичні розділи, додатки.
В цілому, інструкція повинна відображати весь процес роботи з документами, всі технологічні операції в їх логічній послідовності.
Підготовку інструкції здійснює служба ДОП за участю архіву, юридичної служби. Підписана керівником служби діловодства інструкція затверджується керівником організації і вводиться в дію його наказом, після чого копіюється і розсилається в усі структурні підрозділи для використання в роботі. p align="justify"> Табель форм документів за типовими управлінських ситуацій. Табель - це перелік уніфікованих форм документів, необхідних і достатніх для реалізації документаційного забезпечення функцій і завдань, що вирішуються підприємством. Він містить характеристику кожного документа, його юридичного статусу та етапів документування. Табель є способом нормативного закріплення як складу застосовуються в апараті документів, так і процедури їх підготовки. p align="justify"> Використання Табеля в роботі діловодних служб дозволяє встановити єдину класифікацію документів організації відповідно до управлінськими функціями і завданнями. Це, у свою чергу, дозволяє виключити можливість невиправданого створення нових форм документів. І, нарешті, за допомогою Табеля є можливість врахувати кількість видів і форм документів. Структура Табеля повинна відображати найбільш зручну для подальшого використання систематизацію форм документів. p align="justify"> Після завершення робіт зі складання Табеля він підлягає узгодженню з керівниками структурних підрозділів, працівники яких будуть працювати відповідно до правил, встановлених Табеля. Після затвердження керівником організації Табель стає засобом нормативного закріплення етапів підготовки документів. p align="justify"> Альбом форм документів організації. Поряд з Табелем форм документів, будь-яка організація повинна мати Альбом форм документів, який є збіркою еталонів форм документів, включених до Табель. Уніфіковані форми документів розташовуються в Альбомі в порядку, передбаченому Табеля. Альбом узгоджується і затверджується аналогічно Табелю. Підписує його також керівник служби ДОП. Як правило, Альбом створюється у вигляді оригіналу, на папері, а також в електронному вигляді. br/>
