блік аркушів у кожній одиниці зберігання/одиниці обліку ведеться за допомогою аркуша-завірителя справи. Він не тільки закріплює загальну кількість аркушів, але й має позначки про особливості нумерації аркушів, їх фізичного стану, оформлення і пр.
Для обліку документів в окремих категоріях справ складаються внутрішні описи за затвердженою правилами формі.
Крім перерахованих основних облікових документів, в архівах складаються допоміжні. Багато з них є для архівів традиційними і тому зустрічаються частіше за інших - картки та книги руху фондів, описів, справ; книги обліку документів, переданих в інші архіви, і т.д. Тут правила роботи держархівів дозволяють проявляти творчість. Однак велика кількість облікових документів може призвести до ускладнення обліку, а, отже, до плутанини, відсутності чіткості. Доцільно мати обмежена кількість облікових документів допоміжного характеру, ретельно продуманих за формою. p align="justify"> Для централізованого державного обліку в архіві на кожен знову надійшов фонд один раз складається картка фонду, яка відсилається у фондовий каталог відповідного архівного органу і ЦФК Росархіву для включення в автоматизовану систему науково-технічної інформації (АСНТИ) за документами АФ для забезпечення оперативного пошуку тієї чи іншої документної інформації. На основі карток фондів, представлених державними архівами та їх філіями, муніципальними архівами, Головне архівне управління Московської області організовує і веде фондовий каталог. У встановлені терміни архіви висилають до Головне архівне управління форму звіту про склад і обсязі фондів архіву станом на 1 січня для внесення змін до ЦФК. p align="justify"> Порядок державного обліку документів Архівного фонду Російської Федерації грунтується на наступних принципах:
В· централізація, реалізована на основі регламентованого Федеральної архівної служби Росії взаємодії Федеральної архівної служби Росії, органів і установ її системи, державних музеїв та бібліотек, наукових і науково-галузевих архівів Російської академії наук, організацій - джерел комплектування архівних установ, а також юридичних і фізичних осіб - власників документів недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації;
В· уніфікація, заснована на дотриманні наступності обліку архівних документів на всіх стадіях роботи з ними, єдності складу, методик складання та ведення облікових документів;
В· динамічність, що забезпечується своєчасним та оперативним внесенням змін в облікові документи або складанням нових облікових документів.
У міру переходу до автоматизованих архівних технологій державний облік архівних документів здійснюватиметься на основі рекомендованих Федеральної архівної служби Росії автоматизованих облікових технологій при збереженні встановлено...
