адходження або вибуття архівних документів складається нова підсумкова запис до опису справ, документів, яка підписується її укладачем із зазначенням посади та дати складання. Якщо опис справ, документів складається з декількох річних розділів, томів, підсумковий запис складається до кожного річного розділу, тому, крім того, до кожного наступного річному розділу, тому в наростаючому порядку складається зведена підсумковий запис. Кожна опис справ, документів, тому опису справ, документів повинні мати лист-засвідчувач. Закінчений опис справ, документів повинна включати, як правило, не більше 9999 одиниць зберігання, одиниць обліку. p align="justify"> Архів повинен мати 3 примірники описів справ, документів, перший з яких є страховим. Якщо опис справ, документів пересоставлена, то один примірник раніше діяла опису справ, документів включається в знову складену опис справ, документів за останнім обліковим номером, інші примірники виділяються до знищення в установленому порядку. p align="justify"> За реєстром описів ведеться поедінічно і сумарний облік описів справ, документів архіву. Залежно від організації роботи з обліку в архіві реєстри описів ведуться в рамках архівосховищ державних архівів і/або архіву в цілому, що відбивається у схемі обліку документів. Кожній нової опису справ, документів присвоюється черговий порядковий номер за реєстром, який проставляється на обкладинці опису справ, документів у верхньому лівому кутку. Щорічно на 1 січня в реєстрі описів складається підсумковий запис про кількість описів справ, документів, що надійшли і вибули протягом року в архів, і їх загальну кількість. p align="justify"> Паспорт архівосховища складається щорічно на кожне архівосховище і відображає обсяг розміщених в ньому архівних фондів, справ та архівних документів. Показники паспорта архівосховища визначаються архівом самостійно з урахуванням складу та стану зберігаються в конкретному архівосховище архівних документів. p align="justify"> На кожен фонд в архіві ведеться справа фонду, яке містить документи з історії фондоутворювача і фонду (історичну довідку, копію характеристики фонду, складену для путівника), акти (прийому-передачі документів, перевірки їх наявності, про невиявлення справ у фонді, переробці фонду та інші), пересоставления листи фондів, методичні посібники щодо впорядкування фонду, створення науково-довідкового апарату (НСА) і т.д. Справі фонду присвоюється номер архівного фонду, на який воно заведено. Якщо архівні документи, що підлягають включенню в справу фонду, перебувають у складі одиниць зберігання, то в справу фонду включається довідка з перерахуванням цих одиниць зберігання та їх архівних шифрів. p align="justify"> Зміни в облікові документи вносяться тільки на підставі відповідних актів, затверджених у встановленому порядку. Після внесення змін до облікові документи акти поміщаються у справу фонду, при нефондовой організації архівних документів - у справу організації - здавальника документів. p align="justify"> О...
