використана при формуванні довідкової картотеки на виконані документи;
номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж служить основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного;
номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи, організації, підприємства.
Загальні вимоги до номенклатури. Номенклатура справ як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати певним вимогам, найважливіші з яких:
охоплення всіх документів, одержуваних і створюваних у процесі діяльності організації;
роздільна угруповання у справи документів постійного і тимчасового термінів зберігання;
конкретна і чітка формулювання заголовка справи, яка повністю відображає склад і зміст документів у ньому і виключає можливість включення у справу документів, що не відповідають його змісту і терміну зберігання;
систематизація справ усередині розділів номенклатури відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання документації.
. Вимоги до формування справ
Розробка номенклатури справ складається з декількох етапів:
визначення кола документів для включення до номенклатури;
складання заголовків (найменувань) справ;
розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто порядку розташування справ;
визначення строків зберігання справ;
визначення системи індексації та встановлення індексів справ;
оформлення та посвідчення номенклатури справ.
Визначення кола документів для включення до номенклатури. Основна вимога до номенклатури - охоплення всіх документів, що утворюються в процесі діяльності організації-При цьому повинна враховуватися документація, як створювана в самій організації, так і одержувана від інших організацій та осіб, включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки. p align="justify"> У номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих комісій, груп, створених для вирішення якої-небудь конкретного завдання, документи громадських організацій.
У номенклатуру справ включаються також документи, які не закінчені діловодством, що надійшли з інших організацій для продовження або закінчення вирішення питання; справи з питань, триваючим більше одного року (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну вирішення питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, утвореними після початку року в результаті появи в діяльності організації нових питань. Для таких справ у кінці кожного ро...
