ческого правління про перевенчаніі поміщиком Манцова Є. зі своїм кріпаком селянином Антоновим І. дочки священика Артамонова Ірини. 19 жовтня 1780 - 30 жовтня 1780 рр.
Поняття «Переписка» відноситься до листів, відносинам, приписам, доповідні записки установ - фондообразователей або до листів осіб - фондообразователей, спрямованим іншим установам та особам і отриманим від них. Наприклад:
Переписка Міністерства культури РРФСР з обласними управліннями культури про роботу місцевих відділень Всеросійського товариства охорони пам'яток історії та культури за 1990
Переписка генерал-губернатора Західного Сибіру кн. Горчакова П.Д з Міністерством державного майна про недоліки в діяльності установ губернії за 1878
Переписка заступника наркома освіти РРФСР Крупської М.К. з працівниками народної освіти з питань политехнизации школи за 1922
Поняття «документи» застосовується при описі одиниць зберігання, в яких об'єднані документи декількох видів по одному питання; (протоколи, плани, кошториси, доповідні записки, висновки), що відображають діяльність установи, але не пов'язані послідовністю діловодства. У фондах особового походження це поняття вживається для опису різнорідних по виду документів, що відносяться до однієї особи. У заголовках до таких одиницям зберігання вказуються основні види документів. Наприклад:
Документи Єлецького уїсполкома. Копії (обов'язкові постанови, накази та ін.).
Поняття «альбом» у фондах особового походження використовується для опису одиниць зберігання, що містять різні за видовим складом документи: вірші, записи, листи, малюнки, фотографії різних осіб та ін. Наприклад:
Альбом Голіциних С.А., В.Н. і А.В. з листами до них та іншим особам письменників, художників, композиторів, державних діячів, офіційними та ін. документами.
У заголовках використовуються такі назви видів одиниць зберігання, як «журнал», «реєстр», «книга». Наприклад:
Журнал реєстрації осіб, зайнятих підприємницькою діяльністю без права юридичної особи.
Реєстр для реєстрації нотаріальних дій.
Книга запису купчих фортець. 1779.
При складанні заголовків одиниць зберігання з організаційно-розпорядчою документацією, що складаються з різноманітних за видовим складом документів, слід дотримуватися таких правил:
Накази, постанови, протоколи описуються з проставленням їх крайніх номерів. Наприклад:
Накази №№ 1-95 директора інституту з основної діяльності за 1980 р Оригінали.
У заголовках справ, що містять планову та звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, рік), на (за) який складено плани (звіти). Наприклад:
Звіт бухгалтерії про основну діяльність за 2003 рік.
Якщо в справі від 1 до 3-х видів документів, то заголовок слід починати з перерахування видів документів. Наприклад:
Накази виборців, плани заходів та інформаційні довідки про їх виконання.
Якщо в одиниці зберігання більше 3-х видів документів, то в заголовку слід дати узагальнене поняття «документи», а в кінці заголовка в дужках перерахувати основні (не більше 4-5) різновиду документів. Наприклад:
Документи загальних зборів акціонерів від 25.05.2000 (протокол, рішення, доповіді).
Заголовки одиниць зберігання, що містять статистичні звіти, складаються із зазначенням номерів форм статистичної звітності. Наприклад:
Статистичні відомості про виробництво і відвантаження товарів і послуг за видами економічної діяльності (ф. № П - 1) за 2003 рік.
Статистичні відомості про використання об'єктів промислової власності, про інноваційну діяльність (ф. №4-інновація, 1-технологія) за 2003 рік.
Статистичні відомості про чисельності, заробітної плати і рух працівників (ф. №П - 4,1-т, умови праці) за 2004 рік.
Зміст цих звітів необхідно розкрити в передмові до опису.
Якщо одиниця зберігання складається з кількох томів (частин), всім томам (частинам) дається загальний заголовок, а потім (при необхідності) уточнюється зміст кожного тому (частини) окремо. Наприклад:
Статистичні відомості про розвиток економіки РРФСР в 1981 р Том I. Промисловість.
Статистичні відомості про розвиток економіки РРФСР в 1981 р Том IV (останній). Сільське господарство.
Слідом за зазначенням виду одиниці зберігання або видів (різновидів) містяться в ній документів повинні бути позначені автори документів: установа, поса...
