но описів легко можуть бути сформовані узагальнені опису на справи постійного і довгострокового термінів зберігання.
Висновок
Таким чином, завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до зберігання та використання. Основна мета впорядкування та зберігання виконаних документів - створення умов для їх використання в довідковій роботі установ і поповнення Державного архівного фонду РФ. Від правильності оформлення справ та їх опису залежить швидкий пошук і використання таких документів. Бази архівів несуть у собі велику цінність для країни.
У ході написання даної курсової роботи мною було розглянуто порядок обробки та оформлення справ, а також порядок їх здачі в відомчий архів. За схоронність документів, що знаходяться в стадії діловодства, несуть відповідальність завідуючий канцелярією, секретар, діловод і т.д. Вони повинні забезпечувати контроль за збереженням документів у структурних підрозділах і у окремих виконавців, своєчасно доповідати керівництву установи про наявні порушення. Опис служить основним обліковим і довідковим посібником в діловодстві та архіві. Крім цього, опис є одночасно облікованим документом і основним видом науково-довідкового стандарту, що забезпечує оперативний облік справ та описів.
Окрему увагу було приділено зберіганню документів в електронному вигляді у зв'язку переходом діловодства на комп'ютеризовані технології. Було розглянуто питання надійності зберігання документів в електронній формі і перераховані методи щодо її забезпечення, такі як: забезпечення сталого електроживлення, своєчасне резервне копіювання, обов'язкова антивірусний захист, а також профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
Таким чином, організації, що повністю перейшли на безпаперовий документообіг, мають можливість заощадити значні площі, займані раніше під архівосховища.
Список використаної літератури
1. ГОСТ Р 1.5-92 Державна система стандартизації РФ. Загальні вимоги до побудови, викладення, оформлення та змісту стандартів . М., Видавництво стандартів, 2012
. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та определенія.М., Видавництво стандартів, +2011.
. Андрєєва В.І. Робота з документами в діловодстві. Документообіг фірми (з урахуванням Держстандартів РФ).- М .: ЗАТ Бізнес-школа Інтел-Синтез" , 2012. - 144 с.
. Андрєєва В.І. Діловодство: Практичний посібник/Видання 9-е, виправлене і доповнене.- М .: ЗАТ Бізнес - школа Інтел - Синтез спільно з ТОВ ??raquo; Журнал Управління персоналом raquo ;, 2013.
. Алексєєва Є.В., Афанасьєва П.П., Бурова Є. М, Осичкиной Г.А. Архівні аспекти в діловодстві: експертиза цінності документів//Секретарська справа 2010. №1. С.79-83.
. Басакина Н.В. Організація підготовки й передачі на архівне зберігання документів установ різних форм власності//Секретарська справа 2011. №3. С.87-90.
. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного обеспеченія.М., ВНИИДАД. 2 010.
. Діловодство: Підручник для вузів/Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т. А .; під ред. Т.В. Кузнєцової.- М .: ЮНИТИ - ДАНА, 2013.
. Діловодство на підприємстві" - практичний посібник, А.Б. Баріхін, М. 2011
. Кірсанова М.В., Сучасне діловодство: Навчальний посібник.- М .: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 20012.
. Кузнєцова Т.В. Для чого секретареві потрібні нормативно-методичні документи з діловодства//Секретарська справа 2012. №1. С.4.
. Мосягина О.В., Емишева Е.М. Сучасні вимоги до формування й оформлення справ//Секретарська справа 2010. №4. С.32-36.
. Основи законодавства РФ про архівний фонд РФ і архівах.М., Державна архівна служба Росії, 2 009.
. Основні правила роботи відомчих архівів. М., 2011.
. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Росархів, 2013.
. Посібник з діловодства. Мінськ. Полум'я 2013
. Санкіна Л.В. Характерні риси діловодства в фірмах дрібного та середнього бізнесу//Діловодство 2010. №2. С.17.
. Стільників П.В., Тихомиров А.Н. Діловодство: зразки документів: Інструкції, Дст. М .: Проспект, 2011-80 с.
