апки. Кожній папці присвоюється ім'я raquo ;. Починатися ім'я повинно з виду документів (накази, акти, звіти і т.д.), навіщо зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питанні, кореспонденті, періоді, за який групуються документи (файли).
Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони матимуть порядкові буквені номери і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси, встановлюється дозвіл на спільний доступ до того чи іншого файлу. Доступ може бути обмежений або використанням пароля для повного доступу та доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів. Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль.
В організаціях з великим обсягом спільно використовуваних документів застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл - сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечують одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів.
Всі документи, що надійшли в діловодний оборот, повинні зберігатися у спільних папках, що створюються відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.
Один з основних питань, що визначають успішне використання комп'ютерних технологій в офісі - це надійність зберігання документів в електронній формі. Збереження документів складається з:
сталого електроживлення;
резервного копіювання;
антивірусного захисту;
профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис.
Терміни зберігання документів не залежать від форми існування - паперовій або електронній - і визначаються спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням строків зберігання.
Мінімальний термін зберігання документів встановлено Федеральним законом про Про бухгалтерський облік" - п'ять років з правом знищення тільки після проведення ревізії. Обов'язкова умова - перевірка якості запису після перенесення даних і періодична перевірка збереження даних протягом строку зберігання носіїв інформації.
Таким чином, організації, що повністю перейшли на безпаперовий документообіг, имеють можливість заощадити значні площі, займані раніше під архівосховища. Автоматизовані технології дозволяють істотно прискорити діловоднихдокументи операції по підготовці справ до архівного зберігання.
Після закінчення діловодного року виробляється сортування у справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася на протязі року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Усередині справи документи розташовуються по порядку надходження. Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.
Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє скласти подокументно опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткості. Такі опису значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік і збереження.
У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокумент...
