м державним архівом виявлення та облік особливо цінних документів, організовує створення і зберігання страхового фонду копій цих документів, веде облік даних копій;
надає методичну і практичну допомогу службі діловодства організації (канцелярія, секретаріат) в розшуку справ, заведених відповідно до номенклатури справ, але своєчасно не надійшли до відомчого архіву.
. Являє щорічно за затвердженими ЦСУ РФ формам у відповідний державний архів відомості про склад і обсязі фондів, що зберігаються в архіві.
. Здійснює використання документів, що зберігаються в архіві:
інформує керівництво та працівників організації про склад і зміст документів архіву, за дорученням керівництва організації здійснює виявлення документів;
видає в установленому порядку документи чи копії документів зацікавленим організаціям у тимчасове користування, а також для роботи дослідникам в читальному залі;
виконує запити організацій та заяви громадян РФ з питань соціально-правового характеру, в установленому порядку видає копії документів та архівні довідки, консультує організації та окремих осіб з питань місцезнаходження документів, необхідних для наведення архівних довідок;
веде облік використання документів, що зберігаються в архіві.
. Здійснює перевірку збереження, правильності формування та оформлення справ у діловодстві організації (центральний, центральний галузевий, об'єднаний відомчий або Міжвідомчий архіви здійснюють також перевірки в організаціях джерелах комплектування та у відповідних підвідомчих організаціях).
. Бере участь у розробці нормативно-методичних документів (інструкцій, рекомендацій, положень тощо) з архівної справи та організації документів у діловодстві.
. Бере участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву і служби діловодства організації (центральний, (центральний галузевої), об'єднаний відомчий або Міжвідомчий архіви проводять аналогічні заходи для працівників організацій - джерел комплектування та відповідних підвідомчих організацій).
. Центральний (центральний галузевої) архів бере участь в організації та здійсненні відомчого контролю за роботою архівів та організацією документів у діловодстві організацій галузі (системи); вносить пропозиції керівництву міністерства (відомства) про вдосконалення архівної справи і діловодства в галузі (системі).
. Відомчих архівів для виконання його функцій надається право:
давати в установленому порядку вказівки структурним підрозділам організації та архівам відповідних підвідомчих організацій з питань, що входять до компетенції архіву;
запитувати від структурних підрозділів організації та від архівів відповідних підвідомчих організацій відомості, необхідні для роботи архіву.
Всі ці особливості у функціях повинні бути відображені в індивідуальному положенні про конкретний архіві, яке затверджує керівник організації за погодженням з відповідним установою державної архівної служби.
Робота відомчого архіву організується відповідно до становищем про архів: джерела його комплектування; склад документів, що надходять на зберігання; завдання та функції архіву і його права, необхідні для їх здійснення.
Головними завданнями відомчого архіву є:
комплектування архіву документами;
забезпечення схоронності, обліку, якості обробки, відбору і використання документів, що зберігаються в архіві, а також підготовка та передача документів на державне зберігання;
здійснення методичного керівництва та перевірок стану організації документів у діловодстві.
Таким чином, відомче зберігання документів: зберігання документів у відомчих архівах, здійснюване державними і муніципальними організаціями протягом періоду, встановленого нормативними документами.
Якісне комплектування державних і муніципальних архівів безпосередньо залежить від збереження документів на стадії відомчого зберігання. Кінцева мета організаційної, методичної та практичної роботи співробітників архівних установ з організаціями, установами та підприємствами - це кількість і якість документів, що надійшли на державне зберігання. Документи, що підлягають прийому на державне або муніципальне зберігання тимчасово, протягом встановлених законодавством строків, зберігаються у відомчих архівах.
У процесі діяльності установи отримують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань на перше місце виступає така функція документа як нагромадження і збереженн...
