ісля складання річних розділів зведених описів справ з особового складу за відповідний період і їх затвердження керівником організації.
2. Організація зобов'язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового зберігання (понад 10 років), забезпечувати їх збереження та облік у відповідно до вимог цих Правил.
3. Справи, призначені для знищення, після затвердження актів про виділення їх до знищенню, зберігаються у спеціально відведеному для них місці і здаються працівниками служби діловодства або відомчого архіву в контори Головного управління "Союзглаввторресурси" Держпостачу СРСР. Перед здачею документи повинні бути упаковані. Здача документів оформляється приймально - здавальними накладними, в яких зазначається вага прийнятої паперової макулатури.
Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються на акті, який підшивається в відповідну справу після внесення змін в облікові документи відомчого архіву або служби діловодства.
Порядок знищення справ з термінами зберігання з грифом "ДСК" визначається спеціальними інструкціями.
1. В архіві організації залежно від складу і обсягу ЕД, віднесених до складу Архівного фонду Російської Федерації, складаються описи електронних документів постійного зберігання, описи справ з особового складу Управлінська, науково-технічна документація, окремі комплекси ЕД включаються до самостійні опису.
2. Справи, що підлягають знищенню, передаються на переробку (утилізацію). Передача справ оформлюється приймально-здавальної накладної, в якій зазначаються дата передачі, кількість що здаються справ і вага паперової макулатури.
Навантаження й вивезення на утилізацію здійснюються під контролем співробітника, відповідального за забезпечення схоронності документів архіву.
Забезпечення збереження документів
Характеристики /Td>
Відомчий архів
Архів організації
Вимоги до приміщенням архіву
1. Архів розміщують у спеціально побудованих або пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях будівлі. Спеціальні приміщення для архівів організацій повинні передбачатися при будівництві або переобладнанні адміністративних будівель. p> 2. При відсутності спеціального приміщення для відомчого архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративних будівлях організацій. p> 3. До приміщень основного призначення архіву відносяться:
сховища для зберігання документів;
приміщення для прийому, тимчасового розміщення, акліматизації документів і допоміжних робіт з ними;
приміщення для використання документів (читальний зал, ділянка видачі, ділянка обліково-інформаційних та пошукових систем);
робочі кімнати співробітників архіву. p> 4. Сховища повинні розміщуватися в ізольованих приміщеннях. p> Приміщення сховищ повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення, мати запасний вихід. У приміщеннях не повинно бути газових і водонесучих магістральних трубопроводів.
5. Проживання в пристосованих приміщеннях проводиться в установленому порядку після їх експертизи. Експертиза встановлює придатність приміщення (Вогнестійкість, довговічність, міцність конструкції, технічна укріпленість), стан приміщення, наявність опалювальних і вентиляційних систем.
Експертиза проводиться представниками архівних, експлуатаційних, пожежних, охоронних, санітарних та інших профільних служб. Результати експертизи оформлюються актом.
6. Не допускається прийом в експлуатацію ветхих, сирих, неопалюваних, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам приміщень, а також приміщень будівлі, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами і організаціями, що зберігають агресивні і пожежонебезпечні речовини або що застосовують небезпечні та хімічні технології.
7 .. Зберігання у приміщеннях без вікон допускається за наявності у сховищі природної або штучної вентиляції, що забезпечує 2 - 3-кратний повітрообмін на годину.
8 .. Електропроводка у сховищах повинна бути прихованою, штепсельні розетки - герметичними, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів. Загальні і поверхові рубильники розташовують поза приміщеннями сховищ.
9. Обробку приміщень сховищ проводять з використанням неагресивних, непилящіх матеріалів, а в системах і засобах пожежогасіння застосовують нейтральні, безпечні для документів речовини.
10. У сховищах забороняється застосування вогню, нагрівальних приладів, розміщення сторонніх об'єктів. Ремонтно-монтажні роботи проводяться з дотриманням заходів захисту, охорони та збереження документів.
Темп...
