безпечення їх збереження і використання. У ній відбивається наступна інформація: назва документа, дата його створення, характеристика змісту (анотація), електронний формат, фізична і логічна структура (для БД, сайтів і т.п.), обсяг документа (для БД також - кількість записів).
Проведення експертизи цінності документів
у відомчому архіві
1. Відомчий архів проводить експертизу цінності документів при відборі їх на державне зберігання під безпосереднім методичним керівництвом відповідного державного архіву.
2. При проведенні експертизи цінності документів у відомчому архіві використовуються типові і відомчі переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання, типові переліки документів, що підлягають передачі на державне зберігання, перелік документів організації, які підлягають прийому в конкретний державний архів, номенклатура справ організації, затверджена в установленому порядку. Для встановлення прийомів і методів роботи з визначення цінності документів використовуються нормативно - методичні документи з даного питання, розроблені і затверджені Головархівом СРСР, іншими установами державної архівної служби СРСР, а також міністерствами (відомствами), самою організацією.
3. Проведення експертизи цінності у відомчому архіві базується на аналізі складу документації організації, в першу чергу на аналізі організаційно - розпорядчої документації (постанов, наказів, вказівок, рішень, протоколів основних дорадчих органів тощо), а також планової та звітної документації. При цьому уточнюється, де (у яких структурних підрозділах) повинні бути залишені на зберігання основні екземпляри цих документів. Дублетні екземпляри, як правило, виділяються до знищення
Склад дублетних документів, що залишаються на зберігання, повинен узгоджуватися з відповідним державним архівом.
4. При проведенні експертизи цінності документів у відомчому архіві уточнюється також характер повторення міститься в них у інших документах; вид, форма і повнота повторення. Виділення документів з повторюється інформацією до знищення проводиться тільки після звірки їх з документами, що залишають на державне зберігання, під методичним керівництвом відповідного державного архіву.
5. У разі виявлення в процесі проведення експертизи цінності документів у відомчому архіві нестачі документів постійного зберігання відповідними структурними підрозділами організації повинні бути прийняті заходи щодо розшуку цих документів.
Рішення ЦЕК (ЕК) та вимоги відомчого архіву та служби діловодства організації про необхідність переформування справ, розшуку відсутніх справ і документів доводяться до відома керівників структурних підрозділів, як правило, в формі наказу або вказівки керівника організації.
Оформлення результатів експертизи
цінності документів
1. За результатами експертизи цінності документів в організації складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню
2. Відбір документів за відповідний період до знищення і складання акта про виділенні їх до знищення проводиться після складання річних розділів зведених описів справ постійного зберігання за цей же період. Зазначені опису і акти розглядаються на засіданні ЦЕК (ЕК) організації одночасно. Схвалені ЦЕК (ЕК) організації акти затверджуються керівником організації тільки після затвердження ЕПК відповідної установи державної архівної служби, описів справ постійного зберігання; після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.
3. Справи включаються до акта, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився на 1 січня року, в якому складається акт. Акт про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню, складається на справи всієї організації. Якщо в акті вказані справи кількох підрозділів, то назва кожного підрозділу вказується перед групою заголовків справ цього підрозділу. Заголовки однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до цієї групи.
Архівні установи перевіряють правильність відбору справ на постійне зберігання і при потреби мають право вимагати включити в опис справ постійного зберігання справи, відібрані на тимчасове зберігання або до знищення.
1.Організація, в процесі діяльності якої не створюються документи, підлягають передачі на державне зберігання, складає акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, і знищує документи, включені в дані акти, після закінчення термінів їх зберігання, тільки п...
