овше, а номер вже продано.
Громадяни, які прибули у відрядження, на нараду, конференцію, збори, заповнюють анкету в одному примірнику, решта - у двох. Після перевірки особисті документи повертаються власникам.
Для зберігання анкет і роботи з ними в адміністраторській повинні бути дві картотеки: у першій зберігаються анкети на проживаючих у готелі, у другій - на осіб, які вибули з готелю протягом місяця. Анкети в картотеках розставляються в алфавітному порядку. Перевіривши дані анкети, адміністратор виписує дозвіл на поселення - документ, що підтверджує право гостя на заселення, у двох примірниках: один для касира, який повинен виписати рахунок за проживання, другий для чергової по поверху. При реєстрації клієнту виписується рахунок за проживання, що включає в себе тариф номера (або місця в номері), помножений на кількість діб проживання, оплату за послуги бронювання, оплату додаткових послуг, які гість замовляє при реєстрації, і т.д.
Рахунок виписується в трьох примірниках: перший видається клієнту, другий разом з касовим звітом здається в бухгалтерію, третій зберігається до виїзду гостя в контрольній картотеці розрахункової частини готелю (у спеціальних кишеньках, розставлених по числах оплати). При автоматизованому способі ведення розрахунків виписується два примірники рахунки. У ньому фіксується оплата за весь період проживання.
Обидва примірники зберігаються в контрольній картотеці до виїзду гостя. Після оплати адміністратор заповнює карту гостя. Даний документ дає право клієнтові на отримання ключа від номера і позачергове обслуговування в підприємствах громадського харчування, побутового обслуговування та зв'язку, розташованих на території готелю. На числовій сітці карти гостя відзначається період оплати. При виїзді гостя поверховий персонал робить відмітку із зазначенням дати і години звільнення номера (місця), найменування та кількості місць багажу. У вестибюлі гість здає карту в адміністраторську.
Багато готелі використовують карту гостя як засіб реклами. На ній може бути вказана інформація про розташування готелю, роботі допоміжних і додаткових служб, їх розташування, режимі роботи і.т.д. Касовий звіт складає у двох примірниках працівник, який здійснює розрахунки з гостями. Перший примірник разом з рахунками або контрольної касовою стрічкою здається в бухгалтерію, другий зберігається у підзвітної особи.
Якщо готель надає послуги з розміщення туристичної групи, то туристична фірма, як правило, бронює місця для розміщення, що дає можливість заздалегідь підготувати їх для заселення та спланувати роботу адміністрації. Реєстрацією гостей в цьому випадку спільно з адміністратором займається керівник групи, який після приїзду на місце пред'являє напрямок туристичної фірми - документ, що підтверджує право на проживання в цій готелі і який гарантує, що оплата зроблена, а також список туристів. Адміністратор заповнює групове розміщення на поселення, в якому робиться позначка про безготівковій оплаті. Карта гостя виписується кожному з учасників групи. При обслуговуванні туристичних груп рахунок за проживання не виписується, оскільки оплата здійснюється за безготівковим розрахунком. Розрахунок оплати за бронювання та проживання за безготівковим розрахунком провадиться за формою №7-Г і ведеться черговим адміністратором або портьє у двох примірниках.
Остаточний підсумок підводиться після виїзду проживаючих і служить підставою до оплати рахунки, висунутого підприємству, організації. Для того щоб не платити ще за одну добу проживання, туристична група в день виїзду може звільнити номери, а свої речі здати в камеру зберігання. Зазвичай у такому випадку за групою залишається один номер, щоб туристи мали можливість відпочити. При реєстрації іноземного гостя адміністратор перевіряє термін дії візи, проставляє у візі назва готелю, дату реєстрації, реєстраційний номер гостя і фіксує його прибуття в журналі реєстрації іноземних громадян. Іноземець зобов'язаний зареєструвати свій паспорт в органах внутрішніх справ. Як правило, готель бере на себе зобов'язання по реєстрації.
За реєстрацію паспорта стягується мито в розмірі 20% МРОТ згідно з Федеральним законом від 09.12.91 р №2005 - 1 Про державне мито raquo ;.
