практиці повсякденної діяльності має раціональне використання керівником робочого часу. В організації «Флінт-КСІ» це досягається шляхом делегування директором частини своїх повноважень і обов'язків менеджерам. В основному до даних обов'язків відноситься повсякденна рутинна робота, наприклад, складання графіків робочого часу персоналу, робота з документацією, робота з клієнтами організації, прийом телефонних дзвінків.
Важливим кроком при створенні ефективної системи управління власним часом для керівника є визначення цілей діяльності, як на короткий, так і на тривалий період. Управління на основі цілей не пов'язане з додатковими зусиллями, тому що базується на процесі планування з визначенням граничних термінів виконання намічених дій або заходів. Завдяки зменшенню обсягу повсякденної роботи у директора «Флінт-КСІ» з'явилося досить вільного часу для розробки цілей організації, вироблення стратегії на довгостроковий період.
Цілі, намічені керівником, не тільки визначають ті дії, які слід здійснити, але й стимулюють їх виконання. Постановка цілей означає для керівника свідоме здійснення своїх дій. Целеполагание для керівника діє як рушійна сила, енергія якої зникає лише тоді, коли мета досягнута.
Щоб отримати якомога кращі результати при плануванні робочого часу, керівнику необхідно використовувати таке поняття, як «періоди планування»: день, тиждень, місяць, рік. Кожен період планування повинен розглядатися окремо. У цьому зв'язку рекомендується мати окремий план для кожного періоду.
Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування робочого часу приносить виграш у часі. У цьому зв'язку у керівника з'являється можливість використовувати наявне у нього робочий час для плідної та успішної діяльності і досягти поставлених цілей з можливо меншою витратою часу. Планування як найважливіша складова частина організації особистої праці означає підготовку до реалізації намічених цілей і структурування (упорядкування) робочого часу.
При розробці свого робочого плану кожного періоду керівник «Флінт-КСІ» керувався відповідями на наступні питання:
Яка основна мета даного періоду?
Яким кількістю часу він розташовує?
В якій черговості повинні бути виконані основні завдання періоду?
Які підготовчі заходи повинні бути виконані?
Щоб правильно виконувати свої обов'язки і досягти поставлених цілей, керівник ясно уявляє собі, наскільки обмежене його бюджет робочого часу. Це пояснюється тим, що розробляється план робочого періоду представляє собою проект процесів праці на майбутній часовий період.
Для розробки плану робочого дня керівник «Флінт-КСІ» користувався методом «Альпи», який передбачає реалізацію наступних п'яти стадій, що базуються на використанні основних принципів і правил планування робочого часу (даний метод може бути використаний і для розробки плану робочого тижня):
Складання повного переліку запланованих робіт на поточний день. Цей перелік має бути складений з урахуванням попереднього розподілу робіт з пріоритетності їх виконання.
Визначення планованої тривалості кожної з намічених до виконання робіт та загального бюджету робочого часу.
