і методів діловодства.
Здійснення контролю за своєчасним проходженням, виконанням і якісним оформленням документів у структурних підрозділах відділу, аналіз виконавської дисципліни.
Організація роботи з вихідною кореспонденцією.
Систематизація та зберігання документів поточного архіву.
Облік обсягу документообігу.
Організація методичної допомоги в роботі з документами в структурних підрозділах відділу.
. Функції
Відповідно до покладених на відділ завдань здійснює такі функції:
.1. Обробка надходить і відправленої кореспонденції.
.2. Здійснення контролю за строками виконання документів.
.3. Організація роботи з реєстрації, обліку та зберігання документації матеріалу поточного архіву.
.4. Здійснення контролю за правильним оформленням справ у підрозділах вузу.
.5. Розробка та впровадження пропозицій щодо вдосконалення систем діловодства відділу.
.6. Друкування і розмноження службових документів.
.7. Оформлення документів на відрядження працівників відділу, реєстрація, що приїжджають в ОВО у відрядження.
.8. Отримання проектів наказів, розпоряджень та вихідної кореспонденції на підпис керівництву.
.9. Напрямок кореспонденції (копій розпорядчих документів, бланків, форм) в структурні підрозділи.
.10. Опис і підготовка закінчених справ до здачі в архів.
Надання методичної допомоги в питаннях ведення діловодства.
Підготовка документів до передачі в архів.
. Перелік документів, записів і даних щодо якості підрозділу
.1. Номенклатура справ відділу діловодства.
.2. Політика та цілі у сфері якості
.3 .. Положення про структурний підрозділ.
.4. Посадові інструкції працівників відділу діловодства.
.5. Документи з планування діяльності відділу.
.6. Нормативні документи
.7. Журнали:
реєстрації наказів;
реєстрації вихідної кореспонденції;
реєстрації відправки кореспонденції;
реєстрації посвідчень.
. Взаємини. Зв'язки
№ п / п Найменування групи документовКому надходить документКому передається документВХОДЯЩІЕ ДОКУМЕНТИ1Пріем (доставка) документовСекретарьДелопроизводитель2Первичная обробка документовДелопроизводитель - 3Предварітельное розгляд документовДелопроизводитель - 4Регістрація документовДелопроизводительРуководитель5Рассмотрение документовНачальнік відділу делопроизводстваДелопроизводитель6Передача документів исполнителямДелопроизводительСотрудники отделов7Ісполненіе документовСотруднікі отделовДелопроизводитель8Возврат документів в делопроизводствоДокументовед-ВИХІДНІ ДОКУМЕНТИ1Пріем документів від исполнителейИсполнителиДелопроизводитель2Тиражирование документів (при необхідності) Секретар з загальних питань - 3Регістрація документовДелопроизводитель - 4Оформленіе поштови...
