ний бухгалтер на початку кожного року, виходячи з економічно обґрунтованих потреб школи в тих чи інших товарах або послугах, складає план державних закупівель.
Далі план відправляється на розгляд і затвердження директору школи. Після остаточного затвердження плану усіма інстанціями він потрапляє до бухгалтера для підготовки проектів конкурсної документації по кожному окремому пункту плану (конкурсу).
Рис. 4. Схема документообігу при проведенні держ. закупівель
До початку кожного окремого конкурсу відповідний пакет документації подається на розгляд і затвердження конкурсної комісії, яка підписує протокол проведення конкурсу, який надалі є невід'ємною частиною супровідної документації поряд з додатками до конкурсної документації.
Потім за допомогою порталу підтримується зв'язок з потенційними постачальниками і у відповідь на запити, оформлені відповідним чином, надаються копії конкурсної документації.
На підставі отриманої даних від постачальників про організацію та контактну особу у вигляді бланку-заявки на отримання копії конкурсної документації, робиться позначка в журналі реєстрації осіб, які отримали копію конкурсної документації про факт надання.
. 2 Інформаційні потоки в організації
Модель підприємства можна представити системою взаємозалежних матеріальних та інформаційних параметрів. До першої групи належать:
§ продукти (матеріальні цінності)
§ грошові кошти
§ трудові ресурси
§ основні засоби.
Ці параметри, так само як і інформація, можуть у деяких ситуаціях залишатися умовно-постійними і приймати форму ресурсів. В іншому випадку вони утворюють потоки, що проходять всередині підприємства, що надходять з оточення або виходять з підприємства.
З урахуванням характеру виробничих процесів і застосовуваних технологій можна виділити:
§ підприємства з апаратним характером виробництва;
§ підприємства з монтажно-оброблювальним характером виробництва.
На підприємствах першої групи виробничі процеси орієнтовані на випуск широкої гами кінцевих продуктів з вузького спектру сировинних ресурсів (типовий приклад - хімічне виробництво). На підприємствах другої групи (наприклад, в автомобільній промисловості) спостерігається зворотна ситуація - з дуже великої кількості сировинних ресурсів, матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих, складальних вузлів і т.п. виготовляється відносно невеликий асортимент готових виробів.
Матеріальні та інформаційні потоки можуть бути безперервними (рідко) і дискретними (найчастіше). Безперервні потоки характерні в першу чергу для підприємств з апаратним характером виробництва, що реалізують «стаціонарні» технологічні процеси. У свою чергу, дискретні потоки характерні для електротехнічної, автомобільної, легкої і т.п. промисловості. Дискретні матеріальні потоки мають різну інтенсивність просування, внаслідок чого виникає необхідність нагромадження на їх стиках відповідних запасів.
Для ефективного управління просуванням матеріальних потоків необхідні відповідні інформаційні системи на базі обчислювальної техніки. Основу цих систем складають машинні носії інформації, принципи класифікації та кодування об'єктів, документація по переміщенню матеріальних потоків і т.п. Інформаційні системи управління матеріальними потоками повинні забезпечувати безперебійне функціонування конкретних підрозділів підприємства, що гарантує необхідний рівень обслуговування клієнта.
В інформаційних системах, призначених для вирішення таких важливих завдань, як планування забезпечення потреб в матеріалах і проведення закупівель, основні інформаційні потоки спочатку рухаються в напрямку, протилежному напрямку, протилежному напрямку просування матеріальних потоків.
Інформаційні процеси - процеси збору, зберігання, обробки і передачі даних з метою управління виробничим процесом і відповідними структурними підрозділами.
Інформаційні процеси підрозділяються на три групи:
§ забезпечують вибір і формування цілей (цілепокладання);
§ призначені для розробки програми дій (планування);
§ забезпечують нормальне протікання керованого процесу за заданою програмою або планом (регулювання).
Традиційні методи управління виробничим процесом базуються на документуванні інформації, що є вхідний і вихідний для осіб та органів, що приймають управлінські рішення.
До документованої інформації такого роду відносяться:
