організації інформаційно-аналітичного супроводу процесу підготовки кадрів важливо визначити функції інформації про персонал. Головною її функцією є уведомительная, коли отримані відомості накопичуються в тому обсязі, у вигляді та якості, які необхідні для об'єктивного уявлення особистості працівника, всього колективу працівників.
Пізнавальна функція відображає окремі, спеціально виділені в кар'єрі або біографії людини сторони його діяльності, коли відповідно до завданням планування роботи з персоналом чи проектування посад з огляду на нових цілей, що стоять перед організацією, йде пошук кандидатів на висування або заміщення посад по їх кваліфікаційним та іншим даним.
Важлива також реконструктивна функція інформації в роботі з персоналом: відомості про людей дозволяють співвідносити стоять перед організацією цілі і завдання з потенціалом зайнятих співробітників, дають можливість визначити напрями подальшої роботи з персоналом по підвищенню його кваліфікації і т.д.
Інформаційна діяльність повинна вестися безперервно, в режимі моніторингу. Застарілі, що не оновлені дані про службовців втрачають свою цінність. Лише наявність актуальних відомостей дозволяє вести аналіз кадрової інформації та контролювати діяльність служб з управління персоналом, організації в цілому. Аналіз цієї інформації не може здійснюватися без професійної архівації документальних матеріалів про працівників.
Актуалізація інформації передбачає постійний обмін відомостями із зовнішніми організаціями для того, щоб отримувати дані про стан освітньої роботи в тій предметній сфері, де діє організація, про сучасні вимоги до персоналу і відповідно його підготовці, про кон'юнктуру на ринку праці.
Крім того, збір і обробка персональних даних мають здійснюватися сумлінним і законним способом. Дотримання законодавства у сфері роботи з персональними даними - основа всієї інформаційно-аналітичної діяльності. Інформація про персонал збирається за заздалегідь визначеними критеріями, на базі відомостей, переданих працівником добровільно. Статистична оцінка персоналу повинна бути знеособленою, характеризувати працівників як ціле, без ідентифікації окремих тенденцій з тими чи іншими конкретними людьми в організації.
Мета обробки персональних даних має відповідати повноважень і компетенції того, хто веде таку обробку. Тобто при роботі з персональними даними необхідний режим конфіденційності, обробка персональних даних для статистичних, наукових та інших аналогічних цілей припустима при дотриманні гарантій щодо забезпечення прав суб'єктів персональних даних на недоторканність приватного життя.
Загальною вимогою при здійсненні трудових відносин стала відповідність обсягу та характеру оброблюваних персональних даних, а також способах їх обробки цілям, заради яких ця обробка проводиться. Тобто, якщо готується щорічний звіт про розвиток персоналу організації, то необхідно брати дані на всіх працівників без винятку; ці дані слід, однак, представляти у вигляді простих статистичних розподілів по окремих позиціях звіту, таким, як середній вік працівників, рівень їх кваліфікації і т.д. Якщо ж кінцевим результатом має стати аналіз персоналу окремого підрозділу, то беруться дані цього підрозділу, співвідносяться із загальними відомостями з організації тільки для відбиття особливостей розвитку сукупності працівників.
Персональні дані не повинні бути надлишковими для досягнення цілей обробки, тобто додаткові відомості не повинні ускладнювати проведення аналізу, це може з'явитися і порушенням законодавства, зокрема Трудового кодексу, яким встановлено, що дані збираються тільки в межах , необхідних для трудових відносин.
У Федеральному законі «Про персональних даних» від 27.07.2006 №152-ФЗ (ст. 5) передбачено, що обробка персональних даних повинна вестися з дотриманням таких принципів:
. Обробка персональних даних повинна здійснюватися на законною і справедливою основі.
. Обробка персональних даних повинна обмежуватися досягненням конкретних, заздалегідь визначених і законних цілей. Не допускається обробка персональних даних, несумісна з цілями збору персональних даних.
. Не допускається об'єднання баз даних, що містять персональні дані, обробка яких здійснюється в цілях, несумісних між собою.
. Обробці підлягають тільки персональні дані, які відповідають цілям їх обробки.
. Зміст і обсяг оброблюваних персональних даних повинні відповідати заявленим цілям обробки. Оброблювані персональні дані не повинні бути надлишковими по відношенню до заявлених цілей їх обробки.
. При обробці персональних даних мають бути забезпечені точність персональних даних, їх достатність, а в необхідни...
