рення, обігу та зберігання офіційних ЕД, незалежно від конкретних способів обміну та обробки інформації. Встановлено загальні вимоги до ЕД, до планування життєвого циклу, ідентифікації, засвідчення справжності, захисту ЕД, порядком внесення змін до ЕД, обліку та зберіганню документів у відомчому архіві і передачі в державний архів.
. Правове та методичне забезпечення збереження інформаційних ресурсів та електронних документів
програмний електронний документ правової
Міжнародна Рада Архівів рекомендує при проектуванні інформаційних систем управління документами як базисного компонента управлінської оперативної діяльності враховувати вимоги щодо забезпечення збереження, контролю будь-яких документів в процесі всього їх життєвого циклу, законодавчо визначати обов'язки архівів щодо управлінців, юристів, ІТ та інших фахівців, в чиї обов'язки входить створення і зберігання інформації за допомогою документів.
Закон Республіки Білорусь від 6 січня 1999 № 236-З «Про Національний архівний фонд та архівах в РБ» регулює відносини по встановленню організаційно-правових основ накопичення, обліку, зберігання і використання документів Національного архівного фонду (НАФ) і архівів. У Законі визначено поняття «технотронний документ» (як документ, створення та відтворення якого вимагає застосування спеціальних технічних засобів і сучасних технологій).
НАФ складається з документів, зібраних у процесі діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій, незалежно від форм власності, громадських об'єднань, що існували і існують на території Республіки Білорусь і за її межами, фізичних осіб, незалежно від джерела їх утворення, виду носія, місця зберігання та форми власності. Перераховуються в Законі види документів можуть бути зафіксовані як на паперових носіях, безпосередньо доступних людському сприйняттю, так і на технотронних носіях, що потребують спеціальних технічних засобів відтворення: кіно- і фотоплівці, мікрофішах, аудіо- та відеокасетах, електронних (магнітних, оптичних) та ін. носіях. Дія Закону поширюється і на електронні документи, що утворюються в діяльності організацій та установ.
«Типове положення про архів електронних документів організації» (2004 р) вимагає від архіву електронних документів організації забезпечення прийому, обліку, зберігання, використання ЕД організації, проведення експертизи цінності ЕД і передачі їх на госхранение.
«Правила роботи архіву електронних документів» (2003 р) регулюють організацію роботи структурного підрозділу БелНІЦЕД - архіву електронних документів, його комплектування та підготовки ЕД до передачі на госхранение, прийому ЕД в архів, забезпечення їх збереження в архіві, науково-довідкового апарату до ЕД, використання і відтворення ЕД в архіві.
«Інструкція з проведення експертизи цінності та передачі електронних документів та інформаційних ресурсів на державне зберігання» (2005 р) встановлює порядок проведення експертизи цінності ЕД і ІР, їх підготовки та передачі на госхранение. Її дію поширено на організації, де утворюються управлінські, науково-технічні, аудіо-, відео- і фотодокументи, а також ІР, включені до складу НАФ і не мають аналогів на традиційних (паперових) носіях: електронні кадастри, реєстри, регістри, банки і бази даних, Internet-публікації.
«Інструкція про періодичність створення архівних копій інформаційних ресурсів та порядок їх передачі на державне зберігання» (2000 р) дає класифікація постійно оновлюваних ІР, встановлює порядок створення архівних копій ІР, експертизи їх цінності та передачі на госхранение.
У документі «Архівне зберігання електронних документів. Методичні рекомендації »(1998р., Ці рекомендації лягли в основу національного стандарту СТБ 1221-2000) визначені:
особливості ЕД (структура, критерії автентичності ЕД, збереження в часі ЕД, відтворення ЕД);
забезпечення збереження і доступності ЕД в організаціях (планування життєвого циклу ЕД);
вибір оптимальних форматів файлів (текст, графіка, звук, відео, електронні таблиці, БД і т.п.);
облік і зберігання ЕД у відомчому архіві, передача ЕД на госхранение.
Методичні рекомендації з передачі електронних документів у відомчий архів із структурних підрозділів організації, установи, підприємства, з підготовки супровідної документації електронних документів при передачі їх на державне зберігання, із застосування нормативно-правових актів з метою забезпечення збереження електронних документів, з обліку та зберігання електронних документів в установах (організаціях, підприємствах) розроблені для визначення порядку:
планування життєвого циклу та експертизи цінності ЕД, пос...
