Введення
Актуальність дослідження в тому, що ділова переписка є одним з найважливіших способів взаємодії організації із зовнішнім світом. Вибудовування ефективної роботи з кореспонденцією являє собою міру превентивного характеру, що дозволяє істотно знизити правові та адміністративні ризики підприємства.
Розвиток інформаційних технологій диктує формування нової культури спілкування - спілкування за допомогою електронної пошти. У сучасному професійному світі, багато в чому вже орієнтованому на мережеві технології, комп'ютерно-опосередковані комунікативні навички є ключовими серед професійних якостей.
У межорганизационном спілкуванні електронна пошта давно визнається в якості стандарту. За такими характеристиками, як доступність, функціональність і оперативність, електронна пошта залишає далеко позаду всі інші види комунікацій.
У наш час адресу електронної пошти стає таким же невід'ємним реквізитом, як номер факсу або мобільного телефону на діловій візитці. Ділова переписка електронною поштою на сьогоднішній день є найпопулярнішим способом спілкування бізнес-партнерів у різних містах, витісняючи телефонний зв'язок.
Мета реферату - дослідити чинники, що підвищують ефективність ділового листування.
Завдання:
сформулювати особливості ділового листування;
розкрити поняття ділової переписки по e-mail як нова форма ділового спілкування;
охарактеризувати правила складання електронного листа;
підкреслити особливості типографіки e-mail.
1. Особливості ділового листування
Ділове листування - це матеріалізована форма думки. Правильне складання ділових листів - це практично мистецтво.
До діловому листуванні відноситься декілька поширених форм листів - претензійного та інформаційного характеру. Менеджер повинен володіти технікою підготовки всіх видів ділової переписки, оскільки в реаліях російського бізнесу партнерство дуже швидко може перерости в неприязнь або навіть відкриту ворожнечу.
У кожному разі як би не склалися відносини з клієнтами та партнерами, в діловому листуванні необхідно дотримуватися дипломатичність і доброзичливості. А дотримуватися їх допоможуть кілька простих правил.
Отже, ділове листування - це листування з партнерами або співробітниками, це обмін думками, новими думками і пропозиціями. Ділові листи відрізняються від особистих листів в першу чергу тим, що ділові листи найчастіше, якщо не є конфіденційними, відкриті для ознайомлення багатьох, і це накладає на них певний - діловий стиль викладу.
Структура ділового листа теж, як правило, однотипна. Службові листи часто оформлюються на бланках фірми у двох примірниках: один відсилається адресату, другий примірник залишається в компанії.
Дуже важливий тон ділового листа: він не повинен бути сухим. Найкраще, якщо в листі будуть відчуватися гідність і дружелюбність, готовність співпрацювати і зводити не стіни, а мости. Також важливо в діловому листі уникати вульгарності та запанібратства.
Для більш повного розуміння формату ділового листування необхідно позначити класифікацію ділових листів за різними напрямками [4, с. 97].
Так, ділове листування може бути внутрішньої і зовнішньої:
внутрішня переписка: доповідні, службові, пояснювальні записки, меморандуми і т.п.;
зовнішня листування: листи замовникам, клієнтам і діловим партнерам; запрошення, привітання та побажання; претензії та скарги; інформаційні листи та прес-релізи для ЗМІ тощо.
За змістом листів можна виділити такі категорії:
комерційні листи: лист-запит, оферта, рекламація, різні види відповідей;
ділові листи: супровідні, договірні лист, нагадування, підтвердження, прохання тощо.;
нерегламентовані письма: рекламні, інформаційні, лист-подання фірми тощо.;
особиста службова переписка: привітання, запрошення, відповіді на запрошення, вираз співчуттів, рекомендації тощо.;
прес-релізи: листи для преси.
За формою ділові листи можуть бути: [1, с. 132]
лист-нагадування - факт нагадування;
гарантійний лист - вираз гарантії, документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. У ньому адресату зазвичай гарантується оплата або надання чого-небудь (місця роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому виклад тексту ма...
