є бути гранично чітким і ясним;
лист-підтвердження - вказівка ??на досягнуту ступінь згоди, доконаний факт;
лист-відповідь - за своїм змістом носить залежний характер від ініціативних листів, так як тема його тексту вже задана і залишається викласти характер рішення поставленого в ініціативному листі питання: прийняття або відмова від пропозиції, виконання прохання;
інформаційний лист - інформування про намічуваних або вже проведені заходи;
лист-запрошення - письмове запрошення адресату взяти участь в якому-небудь проведеному заході. Вони можуть адресуватися як конкретним особам, так і установам. У них розкривається характер проведеного заходу, вказуються терміни проведення та умови участі в ньому;
ініціативний лист - це лист, що вимагає відповіді. Велика категорія таких листів висловлює прохання (пропозиція, запит) до адресата в рішенні будь-яких питань;
супровідний лист - письмовий текст, який інформує адресата про направлення документів, які додаються до листа;
лист-попередження - попередження про можливі відповідні кроки і т.д.
В оформленні ділових листів слід керуватися загальноприйнятими стандартами оформлення ділового листування. Як правило, вони базуються на корпоративних стандартах компанії та вимоги до оформлення ділової документації ГОСТ Р 6.30-2003.
Отже, характеризуючи безпосередньо ділове листування, потрібно виділити два найпоширеніші варіанти - відправлення листів по факсу і відправка по електронній пошті. Причому у зв'язку із зростанням використання телекомунікаційних засобів зв'язку починає переважати листування електронного формату.
2. Фактори, що підвищують ефективність ділового листування
.1 Ділове листування по e-mail як нова форма ділового спілкування
Електронна пошта сьогодні є невід'ємною частиною ведення бізнесу. Вона здійснює обмін даними, підчас критично важливими для ділової репутації фірми. Очевидно, що вона повинна відповідати жорстким вимогам по забезпеченню надійності функціонування і безпеки діловоїелектронного перепіскі.mail (англ. Electronic mail) - електронний аналог звичайної пошти, обмін поштовими повідомленнями з будь-яким абонентом мережі Internet [3, с. 662-664].
З її допомогою можливо:
посилати повідомлення;
отримувати їх у свою електронну поштову скриньку;
відповідати на листи ваших кореспондентів автоматично, використовуючи їх адреси;
розсилати копії вашого листа відразу декільком одержувачам;
переправляти отриманий лист за іншою адресою;
створювати кілька підрозділів поштової скриньки для різноманітних кореспонденції;
включати у листи текстові файли;
користуватися системою «фільтрації небажаної пошти» для ведення дискусій з групою ваших кореспондентів і т. д.
Основні поняття, на яких побудована електронна пошта, паралельні основним концепціям побудови звичайної пошти. Ви посилаєте людям листи за їх конкретними адресами. Вони, у свою чергу, пишуть вам на вашу поштову адресу. Ви можете підписатися на електронні аналоги газет і журналів.
Електронна пошта має два серйозних переваги порівняно зі звичайною поштою.
Найбільш очевидне - швидкість. Будь-яке повідомлення буде йти на інший кінець світу не кілька днів, а кілька годин, хвилин або навіть секунд (залежно від місця, де «кинули лист», і стану зв'язку між цим місцем і адресатом).
Інша перевага полягає в тому, що після оволодіння основами можна отримати доступ до баз даних і файлів бібліотек. Тобто можлива передача будь-яких файлів і програм або даних по електронній пошті. Файли «прикріплюються» до електронного листа в спеціальному вкладенні - аттачментами.
Також серед переваг можна виділити наступні:
для відправлення листа декільком адресатам не потрібно друкувати його в багатьох екземплярах, досить один раз ввести текст у комп'ютер;
якщо потрібно перечитати, виправити отримане або складений лист або використовувати витяги з нього, це зробити легше, оскільки текст уже знаходиться в машині;
зручніше зберігати велику кількість листів у файлі на диску, ніж у шухляді столу (у файлі легше і шукати);
економія паперу.
Електронна пошта має переваги і перед телефоном. Своє повідомлення ви відправляєте тоді, коли це зручно. Адресат відповідає тоді, коли це зручно йому. Не треба організовувати одночасну присутність двох абонентів на двох кінцях. І якщо телефонна розмова через всю країну швидко виливається в солідний рахунок, то електронна пошта дозволяє обмінюватися великими обсягами інформації буквально за копійки.
Надійність електронної пошти сильно залежить від того, які використовуються поштові програми, наскільки віддалені один від одного відпр...
