ДІЛОВИЙ ПРОТОКОЛ І ЕТИКЕТ У переговорному процесі
протокольний прийом візитна етикет
1. Діловий протокол у переговорному процесі
В
Діловий протокол
В останні роки, насамперед у зв'язку із зростанням недержавного сектора економіки, розвитком комерційної та підприємницької діяльності, досить активно використовується поняття В«діловий протоколВ». Це сукупність загальноприйнятих правил, традицій і умовностей, додержуються офіційними особами в діловому спілкуванні.
Під час проведенні переговорів із закордонними партнерами виникають питань не тільки комерційного, а й організаційно-протокольного характеру. Вирішити їх допомагає знання основ ділового протоколу.
Рівень осіб, що беруть участь в переговорах, і їх компетентність є вирішальним фактором при обговоренні принципових питань. Тому до переговорів треба з'ясувати організаційну структуру фірми, положення і компетенцію прибувають на переговори представників іноземної фірми. У Залежно від рівня (положення) учасників переговорів визначається і коло обговорюваних питань.
Ділові переговори проводять, як правило, керівники фірм або підрозділів. В окремих випадках це можуть робити оперативні працівники організації. Посадовий рівень працівників, які ведуть переговори, залежить від рівня представництва іноземного партнера і від цілей переговорів. Так, генеральний директор фірми (президент) зазвичай веде переговори по стратегічних питань співробітництва, підписує найважливіші угоди і найбільш великі контракти.
При обговоренні вужчого кола питань в якості ведучого на переговорах може присутніми заступник генерального директора (Віце-президент) чи директор фірми (проекту). Якщо ж предметом переговорів є поточні питання, пов'язані з виконанням контрактних зобов `язань, то провідним переговори може бути ведучий спеціаліст (експерт).
Якщо зміст обговорюваних питань не потребує особистої участі в переговорах вищого керівництва, допускається їх прихід на переговори на стислі терміни з протокольними цілями - привітати представників фірми і побажати успіху в переговорах. Однак якщо представник керівництва бере участь у переговорах з самого початку, то залишати їх до закінчення не прийнято. Догляд керівника приймаючої сторони можливий лише тоді, коли вирішені всі принципові питання і сторонам залишилося тільки узгодити деталі, але і в цьому випадку треба отримати згоду другої сторони.
Будь-які переговори повинні бути обмежені за тривалістю, про що своєчасно повідомляється друга сторона. Нелімітовані переговори можуть свідчити про непідготовленість і професійної слабкості комерсанта, про неповагу ініціатора переговорів до свого партнера.
До призначеного для переговорів часу учасникам приймаючої сторони слід бути готовими. Запізнення неприпустимі і можуть розглядатися партнером як неповагу до його фірмі і як свідчення поганої організованості фірми і необов'язковості в справах.
Водночас прибув для переговорів слід пам'ятати, що більш ранній прихід також небажаний, так як змушує приймаючу сторону завчасно переривати свою поточну роботу.
Переговори повинні проводитися в окремому приміщенні, яке не є постійним місцем знаходження учасників. На столах переговорних не повинно бути ніяких зайвих документів. Допускається розміщення на столах письмового приладдя, холодних напоїв, квітів. Сама переговорна може бути обладнана засобами зв'язку та терміналом комп'ютерної мережі фірми. Не прийнято приймати гостей у кабінетах керівництва.
Учасники переговорів від приймаючої сторони повинні бути в кімнаті для переговорів до приходу туди представників другої сторони. Для зустрічі представників контрагента призначають зазвичай будь-кого з молодшого персоналу, які не є учасником майбутніх переговорів.
Глава делегації пропонує гостям зайняти місце за столом переговорів. Старші по положенню учасники сідають один навпроти одного. Традиційно гості займають місце обличчям до вікна, спиною до дверей.
Після обміну привітаннями керівники представляють своїх колег, що беруть участь у переговорах, називаючи їх прізвища та займані ними посади, включаючи запрошених на переговори представників інших організацій.
Переговори веде один працівник, старший за посадою. У разі необхідності він консультується з іншими учасниками, які займаються окремими питаннями, і може надати їм можливість висловити свою позицію. Нерегульоване обговорення питань на переговорах неприпустимо. p> Під час складних переговорів іноземна бік може виявити бажання зробити перерву для обговорення своєї позиції. Приймаюча сторона повинна в такому випадку надати гостям умови для конфіденційного обміну думками.
У переговорах з укладення зовнішньоторговельних угод часто беруть участь перекладачі, які допомагають учасникам ефективніше побудувати бесіду. Протоколь...
