РЕФЕРАТ
Експертиза цінності документів
1. Робота з документами в діловодстві
Завершальний етап роботи з документами в діловодстві - обробка справ для їх подальшого зберігання та використання. Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання.
У результаті діяльності організацій, підприємств та установ створюються документи, що мають різне наукове і практичне значення. Значна частина їх несе в собі інформацію разового характеру. Після використання цієї інформації в оперативних цілях такі документи втрачають значення і подальше їх зберігання недоцільно. Інші документи зберігають своє значення протягом ряду років. Але є документи, що містять цінну для наукових і практичних цілей інформацію. Такі документи повинні зберігатися постійно.
У зв'язку з цим визначені різні терміни зберігання документів. Термін зберігання може бути тимчасовим - до 10 років, тимчасовим - понад 10 років і постійним. Завершення справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання протягом двох років залишаються в структурних підрозділах для довідкової роботи. Потім вони здаються в архів організації або зберігаються у структурному підрозділі, на яку покладено відповідні функції. експертиза документ зберігання справа
Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.
Можливість і тривалість використання документів зумовлюється значенням укладеної в них інформації. Призначення експертизи полягає в тому, щоб визначити, які документи з найбільшою повнотою можуть забезпечити держава, суспільство, науку, окремих громадян необхідною інформацією.
В узагальненому вигляді завдання експертизи цінності документів полягають у наступному:
відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове, культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання до державних архівів Російської Федерації;
відбір на тимчасове зберігання документів, що не представляють науково-історичної цінності, але які зберігали практичне значення;
виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і втратили практичне значення;
встановлення або зміну строків зберігання документів.
Документи оцінюються на підставі принципів історизму, системності, цілісності. Критеріями оцінки документів є їх походження, зміст і зовнішні особливості.
. Критерії оцінки документів
Критеріями оцінки походження є: роль і місце організації в системі державного управління, значимість виконуваних функцій, час і місце освіти документів.
Критерії оцінки змісту - значущість події, відображеного в документах, значення міститься в документах інформації, її повторення в інших документах, цільове призначення, вид і різновид документа.
Критерії оцінки зовнішніх особливостей документа - це юридична достовірність (наявність підписів, дат, резолюцій, печаток), особливості передачі тексту, матеріального носія документа і його фізичного стану.
Розглянемо деякі критерії.
. Значимість установи або особи, в результаті діяльності яких створені документи. У процесі діяльності товариства створюється величезна кількість установ, організацій і підприємств з різноманітними функціями. Це органи влади і управління, промислові, сільськогосподарські, транспортні, торгові підприємства, науково-дослідні та проектні інститути, установи культури, громадські, кооперативні, акціонерні, навчальні та інші організації. Цінність комплексу документів, створеного в кожному з них, визначається значимістю цієї установи в системі управління, науки, народного господарства та ін. Тому відбір документів на державне зберігання проводиться з установ, що грають найбільш важливу роль в житті суспільства.
Документи особового походження, що відображають творчу, виробничу діяльність державних діячів, письменників, художників і т.д., також представляють науковий інтерес для архівів.
. Значимість змісту документів. У загальному масиві документації є документи, що відображають діяльність установи, і документи, що грають допоміжну роль, потрібні для поточної (оперативної) роботи установи.
До першої групи документів, найбільш повно відо...
