бражають основну діяльність установ, відноситься організаційно-розпорядча документація установи та вищих органів.
Документи другої групи мають довідкове призначення (документи оперативної і бухгалтерської звітності та обліку і ін.) і втрачають своє значення через рік, три чи п'ять років.
. Час і місце освіти документів. Цей критерій є важливим для експертизи. В історії нашого суспільства були періоди, насичені подіями особливої ??важливості. Це періоди війн, революцій, реконструкції народного господарства. При оцінці документів, створених в особливі періоди історії, важливу роль відіграє і місце їх створення.
. Справжність і копийность документів. При відборі на зберігання перевага завжди віддається справжнім документами. Згідно ГСДОУ, копії документів, що відправляються установами, повинні бути завірені, мати номер і дату. Працівники служби діловодства повинні своєчасно оформляти копії документів, особливо документів постійного строку зберігання. Це необхідно для їх майбутнього використання.
. Юридичну силу мають головним чином правильно оформлені документи (оригінали). Іноді юридичною силою володіють і копії, але за умови правильно оформлених реквізитів. Тому так важливо правильно оформляти документи в процесі діловодства.
. Дублетність документів. Цей критерій відіграє велику роль при відборі документів на державне зберігання у зв'язку з широким розповсюдженням дублетних документів. Дублетних документ - це один з розмножених примірників оригіналу. Вони бувають машинописні, у вигляді ксерокопій, видрукувані на ротаторі, ротапринті, виконані за допомогою іншої розмножувальної техніки. Якщо матеріали установ передаються в різні архіви (наприклад, фонд вищестоящої установи знаходиться в Російському державному архіві економіки, а підвідомчого - в обласному архіві), то така дублетність в масштабі Архівного фонду країни представляється доцільною.
. Поглощенность змісту. Цей критерій застосовується при експертизі планової та звітної документації. Зміст місячних планів і звітів поглинається квартальними, зміст квартальних планів і звітів - річними або звіти структурних підрозділів поглинаються звітом установи тощо На державне зберігання відбирається зведений документ, що поглинув зміст первинних.
. Фізичний стан документа. Цей критерій застосовується в окремих випадках. Якщо документ сильно пошкоджений, але має особливу цінність, він повинен бути реставрований. Якщо є копійний екземпляр, то його приєднують до зіпсованому документу.
Експертиза цінності документів проводиться на основі переліків - систематизованих списків видів і категорій документів, що містять нормативні вказівки про терміни їх зберігання. Переліки документів дозволяють встановити терміни зберігання або можливість знищення багатьох управлінських документів без їх додаткового вивчення.
. Експертні комісії
Експертиза цінності в діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ, а також при підготовці справ до подальшого зберігання і при виділенні справ на знищення.
Для організації та проведення експертизи цінності документів, їх відбору на зберігання та знищення в установі створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК). У міністерствах і відомствах, центральних органах громадських організацій для відбору та передачі документів на державне зберігання, а також для контролю і надання методичної допомоги підвідомчим організаціям створюються центральні експертні комісії (ЦЕК).
ЦЕК і ЕК - дорадчі органи. Вони працюють у постійному контакті з експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) відповідної архівної установи, від якого отримують вказівки організаційно-методичного характеру.
ЕК установи формується відповідно до наказу керівника організації і зазвичай включає три - п'ять найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи, які добре знають структуру, функції, діловодство і складу документації даної установи. До складу комісії обов'язково входить особа, відповідальна за архів. Головою ЕК повинен бути один із заступників керівника установи. До складу ЦЕК включається також представник архівного органу.
Загальний порядок організації роботи ЦЕК (ЕК) визначений основними правилами роботи відомчих архівів і примірного положення про Центральну експертну комісію (ЦЕК) міністерства (відомства) Російської Федерації (1998 г.) і Експертної комісії (ЕК) ( 1999 г.). На основі Зразкових положень повинні розроблятися положення про експертну комісію (або ЦЕК) конкретної організації, підприємства.
У своїй роботі комісії керуються Положенням про...
