ГОУ ВПО Московський Державний Університет Дизайну і Технології
Інститут соціальної інженерії
Реферат
Дисципліна «Основи діловодства та документообігу»
«Принципи і критерії цінності документів»
Виконав
Куликов А.А.
Москва
Зміст
Введення
. Нормативно-правові акти Російської Федерації в області діловодства
. Порядок проведення експертизи цінності документів
. Основні критерії цінності документів
. Порядок відбору та зберігання документів
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Принципи і критерії цінності документів встановлюються для того, щоб визначити цінність з метою визначення строків їх зберігання та відбору на постійне зберігання в архівному фонді організації.
Мета створення будь-якого архіву - організація повторного використання виконаних документів і закритих справ. А от, щоб мати таку можливість необхідно виконання кількох умов:
виробити довготривалу документаційного політику, тобто визначити коло потенційних користувачів і коло завдань, для вирішення яких можуть знадобитися документи, і відповідно до цього провести класифікацію документів і оцінити терміни їх зберігання;
проводити відбір документів для архівного зберігання, відповідно до виробленої політикою;
створити ефективну пошуково-довідкову систему за цими документами;
забезпечити збереження документів протягом усього терміну зберігання, тобто вести їх регулярний облік і реалізувати систему заходів, спрямованих на створення оптимальних умов зберігання документів, на недопущення їх псування і на підтримку їх споживчих якостей, в першу чергу для того, щоб вони могли служити достовірним свідченням документованих подій, процесів, явищ;
впровадити таку систему використання документів, при якої зводилися б до мінімуму ризики втрати документів.
Очевидно, що причиною створення архіву є наявність або можливість появи документів, які можуть знадобитися їх власнику протягом визначеного або невизначеного відрізка часу. Тому встановлення цінності документів розглядається як неодмінна умова і вихідна посилка організації будь-якого архіву, незалежно від форми власності та відомчої належності. Принципи, методи і критерії експертизи цінності документів роблять визначальний вплив на склад архівних фондів, а тим самим на інформаційний, культурний і науковий потенціал суспільства. Ось чому теоретичним і методологічним основам експертизи цінності у вітчизняному архівознавства завжди приділялася пильна увага.
Варто відзначити, що в нашій країні досить добре відпрацьовані методологічні та практичні питання проведення експертизи цінності традиційних документів. Існує система переліків документів із зазначенням строків зберігання, розроблені правила і рекомендації з відбору документів різних видів, визначені джерела комплектування державних, муніципальних і відомчих архівів, в організаціях і державних архівах діють експертні та експертно-перевірочні комісії, у завдання яких входить розгляд архівних описів і номенклатур справ з встановленими термінами зберігання документів.
У той же час, експертизі цінності електронних документів (а значить і їх обліку) ніким не приділяється практично ніякої уваги.
В останні півстоліття розвитку методології експертизи цінності в нашій країні надавалося велике значення. На цю тему проводилося безліч конференції, семінарів, круглих столів, були написані сотні статей, піднімалися питання знайшли відображення в десятках книг і дисертацій. Загальновизнані і найбільш апробовані принципи, критерії та методики були включені в методичні рекомендації, навчальні посібники та правила роботи архівів з різними видами документації. діловодство цінність документ архів
У зв'язку з мінімальним рівнем інформатизації радянських установ і організацій, в тому числі і архівів, до кінця минулого століття проблеми експертизи цінності електронних документів (у той час машиночитаних документів - МЧД) практично не піднімалися. Виняток становили МЧД, що виникають у виробничій та науково-технічній сферах. При цьому, критерії відбору МЧД, які використовували автори методик, нічим суттєво не відрізнялися від критеріїв, що застосовуються в цілому до статистичної та науково-технічної документації.
Слід зазначити, що проблеми експертизи цінності - це про...
