p> Departure date: 30.12.06
Room type: 1 single room
Confirmation: 906317
We look forward to the pleasure of weicoming Mr ...... to the hotel "......" on another occasion.
With kind regards
Reservation Department. p> Служба, яка інформує ануляцію повинна діяти професійно, ввічливо, акуратно і чітко.
Співробітники відділу бронювання готують листи заїзду на кожен день, ними користуються співробітники при заїзді гостей. p> До цих пір мова йшла в основному про взаємини готелі з приватними особами, фірмами, організаціями. Але готелі у щільну працюють з різними туристичними агентствами. Як правило, вони будують свої взаємовідносини на основі відповідних договорів. У тому випадку, якщо такі договори ще не розроблені, рекомендується взяти за основу Кодекс відносин між готелями і турбюро, розроблений Всесвітньої Федерацією асоціацій турбюро та Міжнародною асоціацією готелів. br/>
5. Робота з листами-заявками на розміщення та обслуговування в готелі за безготівковим розрахунком
Деякі організації, фірми, компанії мають з готелями договори, за якими фахівці, які прибули по роботі в ці організації і зупиняються в готелі, обслуговуються по безготівковим розрахунком. У деяких випадках готель вимагає обов'язкової передоплати. В інших випадках допускається оплата за надані послуги після закінчення термінів прибуття клієнтів в готель. Це залежить від ступеня довіри готелю до тієї чи іншої організації. Якщо в перебігу багатьох років організація в уговоренние терміни в повному обсязі чітко виконувала свої зобов'язання; будувала свої відносини з готелем на принципах повного взаєморозуміння; не створювала приводів для претензій, то цілком можливий варіант оплати організацією готельних послуг, наданих клієнтам, поселених по лінії цих організацій, після їх від'їзду. Такі питання вирішуються у тісному взаємозв'язку співробітників служби прийому та розміщення зі фахівцями розрахункової частини готелю. Обслуговування за безготівковим розрахунком здійснюється тільки за наявності відповідного договору або гарантійного листа. Деякі організації мають знижки на обслуговування. Ці знижки грунтуються, як правило, на кількості ночей, які компанія бронює в готелі протягом року. Корпоративні ціни повинні бути вказані в договорі. Організації можуть оплачувати за своїх гостей або тільки проживання, або проживання плюс всі додаткові платні послуги, або проживання і лише деякі додаткові платні послуги. Всі ці деталі повинні бути також відображені в договорі або гарантійному листі. Гарантійний лист має бути складено на фірмовому бланку організації, мати підписи відповідальних осіб, печатки. У тексті повинно бути вказано, за що організація гарантує оплату. Перш ніж реєструвати заявку на розміщення, бронювати номери і висилати підтвердження для якої організації за безготівковим розрахунком, співробітник служби прийому та розміщення повинен зв'язатися з фахівцем розрахункової частини готелю, познайомити його з містить гарантійного листа-заявки, зробити копію і отримати резолюцію на своєму екземплярі гарантійного листа-заявки. Таким чином, фінансова відповідальність по оплаті обслуговування-якої організації лежить на розрахунковій частині готелю. Співробітники розрахункової частини зв'язуються з даною організацією, з'ясовують форму і методи оплати за майбутнє обслуговування, можливо, висилають рахунок до оплати, тобто приймають всі заходи до того, щоб оплата надійшла в готель своєчасно, в повному обсязі. p> Чи не підставі виставленого рахунку організація оплачує послуги готелю, як правило, в протягом 3 робочих днів. У платіжному дорученні організації-замовника у графі В«Призначення платежуВ» має бути вказівка ​​на ім'я клієнта та номер бронювання. Тепер співробітник відділу бронювання або служби прийому та розміщення може внести дані листи-заявки на розміщення в банк даних комп'ютера і оформити підтвердження бронювання. У комп'ютерній програмі вся інформація по знижкам, особливим побажанням клієнтів тощо має бути врахована при бронюванні. Цими даними в подальшому будуть керуватися співробітники багатьох відділів готелю.
