'язку документації та кореспонденції;
. Підрозділ з обліку та реєстрації документів, у завдання якого входить реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів, контроль відповідності прийнятим правилам оформлення документів, формування та ведення довідково-інформаційного масиву;
. Група контролю (бюро, інспекція, відділ) здійснює контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника, аналіз виконавської дисципліни, інформування керівництва про хід виконання документів та доручень;
. Група листів (звернень громадян) займається прийомом і урахуванням пропозицій, заяв і скарг громадян. Її функції такі:
підготовка звернень до розгляду керівництвом;
контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах організації;
сповіщення заявників про результати розгляду їх звернень;
організація прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.
. Група підготовки документів здійснює передрук документів з чернеток, считку і правку текстів документів, облік виконуваної роботи;
. Копіювально-розмножувальне бюро, як правило, має місце в тих організаціях, діяльність яких пов'язана з розсилкою великої кількості нормативної або розпорядчої документації. Завдання бюро зводяться до копіювання документів, тиражування текстів документів, підготовці рекламної продукції, буклетів, брошур;
. Архів організації - здійснює прийом від структурних підрозділів відпрацьованих і підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги, веде облік і зберігання документів, контроль за дотриманням правил формування, зберігання та використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передачі на державне зберігання;
Загальний відділ є службою по роботі з документами у виконавчих органах влади та виконавчих структурах (мерія, префектура, муніципії літет) місцевого самоврядування.
У загальних відділах зазвичай створюються ті ж ділянки, які характерні для канцелярії, проте сюди підключаються такі підрозділи, як протокольний відділ, група листів, приймальня. Наявність цих структур пояснюється специфікою діяльності, характером управлінських процедур, порядком прийняття рішень та особливостями документування в цих установах. p align="justify"> Протокольна група створюється у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує функції:
- підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск), листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;
аналіз документів, підготовлених структурними підрозділами;
підготовка висновків за документами, підготовленими структурними підр...
