або виписки повинні бути скріплені, пронумеровані і на місці скріплення завірені архівом. p align="justify"> Крім основних форм відповідей на запити, архів може становити інформаційний лист або з власної ініціативи, або у відповідь на запит користувача. Лист містить повідомлення про наявні в архіві документах з визначеної проблеми, темі, питання. p align="justify"> При виконанні тематичних запитів організацій і громадян у державному архіві можуть створюватися такі інформаційні документи, як тематичні переліки документів, тематичні добірки документів, тематичні огляди документів.
Тематичний перелік документів - систематизований перелік заголовків справ або документів з вказівкою дат та пошукових даних.
Тематична добірка документів - комплект копій документів або цитат з документів на дану тему.
Тематичний огляд документів - інформаційно-пошуковий довідник, що містить детальну характеристику документів декількох архівів, кількох фондів одного архіву або частини фонду з певної теми.
Допускається вилучення з архівних справ та видача власникам або їх родичам справжніх особистих документів про цивільний стан, про освіту, трудових книжок та інших не отриманих у свій час власником документів.
Справжні особисті документи видаються з дозволу керівника організації заявникам за пред'явленням паспорта, іншого документа, що посвідчує особу, їх родичам або довіреним особам нотаріально завіреної довіреності. Справжні особисті документи можуть бути вислані заявнику цінним листом. p align="justify"> Органами правопорядку з архіву можуть бути вилучені документи відповідно до за конодательством Російської Федерації.
На місце вилученого документа в справу вкладається довідка про видачу, знята з нього копія або в облікових архівних документах робиться відмітка про вилучення, зазначаються номер, дата і назва документа - підстави для вилучення, а також розписка одержувача документа (при особистій передачі).
За відсутності в архіві запитуваних відомостей негативну відповідь складається на бланку листа організації. У ньому вказується факт відсутності в документах архіву цікавлять заявника відомостей і даються рекомендації, куди слід звернутися за необхідною інформацією. У випадках негативної відповіді, що містить відомості про відсутність в архіві необхідних документів внаслідок їх загибелі або втрати, текст листа повинен бути завірений печаткою організації. p align="justify"> Як приклад по виконанню тематичних запитів можна розглянути РГАНТД, в якому використання архівних документів є одним з пріоритетних напрямків діяльності.
Виконання запитів в РГАНТД полегшується тим, що цей архів першим у галузі став на практиці застосовувати автоматизовані архівні технології, у тому числі при створенні автоматизованого НСА. В даний час він має в своєму розпорядженні тематично...
