в тексті довідки ("незавірена копія"). За відсутності в архіві документів, що містять відомості по запитуваній питання, архівна довідка може бути видана за що зберігаються в архіві друкованим матеріалам, які належать до предмета звернення, з точним і повним зазначенням джерела. У довідці наводяться назви, дати і номери документів і викладаються відомості, наявні в названих документах і відносяться до питання обігу. Виклад дається в хронологічній послідовності подій, а не документів, у яких вони висвітлюються. Допускається наводити в довідці витяги з документів, укладаючи їх у лапки. Назви організацій у тексті довідки при першому вживанні наводяться повністю, а в дужках - їх офіційно прийняті скорочення; при повторних згадках - тільки скорочені. p align="justify"> У довідку включаються тільки відомості, що згадуються в документах.
У тексті архівної довідки не допускаються коментарі, власні висновки виконавця за змістом використаних документів.
Після тексту довідки вміщуються архівні шифри документів, що стали підставою для складання тексту довідки (номери фондів, описів та справ, а також номери аркушів у справі).
У разі необхідності складається супровідний лист, в якому можуть даватися пояснення до духів сумніви даними. До довідки можуть додаватися як копії документів, так і виписки з них, які стосуються теми запиту. p align="justify"> Архівна копія - документ, що відтворює текст або зображення архівного документа, із зазначенням його пошукових даних.
Архівна виписка - документ, дослівно відтворює частину тексту архівного документа, що відноситься до певного питання, факту або особі, з зазначенням пошукових даних документа.
Архівні копії та виписки з документів видаються у відповідності до запиту. Ідентичність оригіналу виданих архівних копій і виписок завіряється підписом керівника організації або уповноваженої ним особи (керівника підрозділу, до складу якого входить архів) і гербовою печаткою організації. p align="justify"> Виписка проводиться тільки з документа, в якому міститься кілька окремих, не пов'язаних між собою питань. Виписка повинна відтворювати повний текст частини документа, що відноситься до запиту. p align="justify"> Окремі слова і вирази справжнього документа, а також виправлення, підчищення, що викликають сумнів у їх достовірності, обумовлюються словами: "Так у документі" або "У тексті нерозбірливо".
Машинописні архівні копії та виписки виготовляються на бланку листа організації з позначенням назви документа: "Архівна копія", "Архівна виписка". При виготовленні ксеро - або фотокопій документа бланк організації, як правило, не використовується. p align="justify"> Після тексту архівної копії або виписки вказується архівний шифр документа. Якщо копія або виписка займають більше одного аркуша, архівний шифр вказується на звороті кожного аркуша. Усі аркуші архівної копії ...
