олектив, зміцнюють рівноправні відносини, позитивно впливають на задоволеність працівників своєю працею.
Для нормальної, ефективної організації праці, для управління спільною координованої діяльністю велике значення мають прийом, передача та обробка інформації. Багато що залежить від самої організації: як побудована її комунікаційна структура, наскільки ефективні комунікаційні системи та зв'язку.
Комунікаційна структура може бути представлена ??як мережу каналів або шляхів, по яких в організації відбувається обмін інформацією та думками. Будь-яка структура чи організація володіє внутрішніми і зовнішніми комунікаційними потоками: зовнішні задають її ставлення з громадськістю, внутрішні - з власними співробітниками.
. 3 Інформаційно-комунікаційна система всередині організації ТОВ «Альянс-Профі». Рекомендації по впровадженню нової системи
У компанії ТОВ «Альянс-Профі» інформаційно-комунікаційна система, як показав SWOT-аналіз, розвинена недостатньо, або, вірніше сказати, сильно відстала від часу. При створенні компанії керівництвом було зроблено все можливе, щоб кожен співробітник мав свій персональний комп'ютер та електронну адресу, за яким з ним можна зв'язатися. І, звичайно, в кожному відділі є стаціонарні телефони. При необхідності передати термінову інформацію «особисто в руки», можна скористатися ними.
Документообіг на підприємстві налагоджено. Всі документи в потрібні терміни приходять і йдуть з компанії, а також обертаються всередині неї.
Рис.10 Схема документообігу при прийманні товарів на склад в організації ТОВ «Альянс-Профі»
Кожен менеджер має автоматизоване робоче місце, яке включає комп'ютер, операційне забезпечення, вихід в інтернет. Всі вже існуючі відділи забезпечені принтером, сканером. У філій існує своя пошта, а також співробітники мають особистий робочий email.
Для робочої діяльності співробітників управлінської ланки обладнані окремі кабінети з комп'ютерами. Таким чином, в організації є всі необхідні умови для отримання актуальної та повної інформації по тенденціям на ринку молочної продукції та передачі її необхідним ланкам.
Підприємство використовує програму 1С: Підприємство, вдосконалену для «Альянс - профі». У компанії є база даних для кожного відділу, доступ до якої обмежено. У зв'язку з цим часто виникає ситуація, коли співробітникам доводиться ходити з відділу у відділ, шукати уповноважених, або володіють необхідною інформацією колег. Це забирає робочий час і не завжди дає бажаний результат. Працювати в команді над одним інформаційним джерелом одночасно взагалі не представляється можливим.
Організації притаманна модель всеканальних взаємодій. Якість цих комунікацій відрізняється від рівня до рівня і носить практично безсистемний характер. На схемі (рис. 11) видно, що найміцніші комунікації пов'язують відділи з директором компанії, проте якість надаваних послуг в організації багато в чому залежить від чітко побудованих зв'язків між однорівневими структурними одиницями. У цьому сенсі схем інформаційно-комунікаційних взаємодій у ТОВ «Альянс-Профі» вимагає серйозного аналізу і доопрацювання.
Рис. 11 Схема комунікаційних взаємодій між структурними підрозділами в організації ТОВ «Альянс-Профі»
Інформація транслюється торговому персоналу:
) По електронній пошті
) На зборах торгових представників
) У листівках
) На дошці «АКЦІЇ»
Інформація транслюється торговим точкам:
) На сайті Dalimo
) У листівках
) У sms-розсилці
) Торговими представниками та операторами
У таких умовах, ми вважаємо за потрібне нагадати керівництву компанії про технічний прогрес. Насправді, існує велика кількість засобів, які допомогли б прискорити процес комунікацій і підвищити ефективність інформаційно-комунікаційної системи в цілому.
Пропонуємо внести ряд суттєвих змін:
Ввести на підприємстві нову систему управління знаннями, засновану на концепції про те, що інформація повинна бути доступна будь-якому посадовцю в момент необхідності, де б воно не знаходилося. Для цього необхідно створити єдину інформаційну базу, де співробітники могли б обмінюватися доступними даними і знаннями.
Управління знаннями - це процес, в ході якого ми свідомо створюємо, структуруємо і використовуємо базу знань нашої компанії. Щоб управляти знаннями, необхідно відповісти на наступні питання:
v Хто в компанії володіє знаннями? ...
