P>
Скорочення матеріальних витрат підприємства
СЕД скорочує витрати підприємства за рахунок наступних кроків:
Автоматизація вивільняє працівників, зайнятих непродуктивною працею, таким як обслуговування паперових носіїв, їх зберігання, обробка і т. д. Скорочуються витрати на придбання витратних матеріалів, необхідних для паперових документів. Вивільняються виробничі площі, необхідні для зберігання і обробки паперових носіїв інформації.
Організація безпечної мобільної роботи співробітників з документами
СЕД дозволяє організувати роботу з документами через корпоративну мережу або через глобальну мережу Інтернет без втрати безпеки. Захищений електронний документообіг - реальна можливість сьогоднішнього дня. При цьому можна легко впровадити віддалений режим роботи для співробітників або використовувати мобільні додатки.
Інтеграція з офісними програмами
СЕД система побудована за модульним принципом. Таким чином, можна легко вбудовувати в систему нові блоки з потрібними функціями - такими, наприклад, як електронна пошта, сканування, електронні факси і т. Д. Офісні програми також легко інтегруються в СЕД.
3.2 Вибір системи електронного документообігу
При виборі системи електронного документообігу слід врахувати безліч чинників, і остаточне рішення переважно приймати на основі комплексного аналізу можливостей СЕД залежно від вимог і специфіки організації.
Розглянемо найбільш популярні і функціональні системи електронного документооборота.classicDoc (Web Попелюшка) - коробковий продукт, що дозволяє швидко автоматизувати документообіг в державних установах та малому бізнесі. Це класична електронна канцелярія, яка охоплює стандартний функціонал діловодства та документообігу в Російській Федерації. IRM classicDoc у вашій організації - це: мінімум фінансових витрат, оперативне впровадження, легка адаптація, навчання співробітників та технічна підтримка, а також можливість віддаленої установки програми.
Автоматизація діловодства є необхідною умовою для ведення бізнесу. З одного боку, впровадження автоматизації процесів діловодства продиктовано реаліями ринку. З іншого - у багатьох сферах перехід з паперового документообігу на електронний все частіше закріплюється на законодавчому рівні.
Електронна канцелярія IRM classicDoc розроблена для автоматизації функцій федеральних і муніципальних органів влади, великих комерційних і громадських організацій з ієрархічною структурою управління. Також використовується для перекладу державних послуг в електронний вигляд.
З: Документообіг 8
Програмний продукт 1С: Документообіг 8, розроблений на новій технологічній платформі 1С: Підприємство 8.3, є наступником програмного продукту 1С: Архів 3, який вже більше 10 років застосовується в сотнях організацій, підприємств та установ, і призначений для автоматизації документообігу.
Рис. 3.1. Основні властивості та переваги СЕД IRM classicDoc
З: Документообіг 8 в комплексі вирішує завдання автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни:
· централізоване безпечне зберігання документів;
· оперативний доступ до документів з урахуванням прав користувачів;
· реєстрація вхідних і вихідних документів;
· перегляд і редагування документів;
· контроль версій документів;
· робота з документами будь-яких типів: офісними документами, текстами, зображеннями, аудіо- і відеофайлами, документами систем проектування, архівами, додатками і т.д .;
· повнотекстовий пошук документів за їх змістом;
· колективна робота користувачів з можливістю узгодження, затвердження та контролю виконання документів;
· маршрутизація документів, що настроюється по кожному виду документів окремо;
· автоматизована завантаження документів з електронної пошти і зі сканера;
· облік і контроль робочого часу співробітників.
Вартість: від 36000 крб.- система управління документами, завданнями та бізнес-процесами організації.
Можливості:
Автоматизація діловодства
Робота з резолюціями, номенклатура справ, узгодження і підписання документів, контроль виконавської дисципліни, реєстрація та ведення нумераторів, потоковий введення документів, настройка структури зберігання, особисті папки користувача.
