часно стягувати і погашати заборгованості;
здійснювати облік розрахунків з оплати праці, нараховувати заробітну плату в розрахунково-платіжних відомостях, складати звід по заробітній платі;
готувати документи в банк, вести реєстрацію грошей по банку, видавати доручення і перевіряти їх використання за призначенням;
складати квартальний і річний баланс, надавати їх головному економісту підприємства.
Під керівництвом головного бухгалтера працює бухгалтерія та касири. Бухгалтерія враховує господарську діяльність підприємства, доходи від реалізації послуг і робіт, веде облік витрат, розраховується з постачальниками і покупцями, з бюджетом по податках, з позабюджетними фондами.
Інженерна служба створює умови для функціонування систем кондиціонування, теплопостачання, санітарно - технічного обладнання, електротехнічних пристроїв, служб ремонту, будівництва та системи зв'язку. Склад служби: головний інженер, інженер теплотехнік, інженер служби ОВК і ВК, ЦДП, електромеханік, радіоінженер, служба АСУ і ЛВС, столяри, моляри, служба поточного ремонту, служба зв'язку.
В обов'язки головного інженера входить:
здійснювати контроль всього технічного устаткування готелю і стежити за своєчасним усуненням несправностей;
давати вказівки з поточного ремонту приміщень і приймати виконані роботи;
стежити за справністю автономного опалення та встановлювати дні початку опалювального сезону;
здійснювати контроль функціонування системи зв'язку і при несправності приймати рішення про її тимчасовому відключенні;
стежити за дотриманням правил протипожежної безпеки;
повністю контролює діяльність усіх працівників інженерної служби.
Служба поточного ремонту займається усуненням несправностей у всіх підрозділах готелю. Стежить за роботою сантехнічного обладнання, справністю ліфтів, холодильного обладнання, телевізорів і радіоточок. Проводить електроремонтні роботи і усуває несправності.
І, нарешті, комерційна служба, яка включає в себе службу прийому та обслуговування (портьє, консьєрж, паспортист, телефоніст, адміністратор бізнес-центру, швейцар), а також відділ бронювання та реклами, які здійснюють прийом і обробку заявок по телефону, факсу, за допомогою комп'ютерних систем бронювання, через Інтернет і електронною поштою; забезпечують бронювання послуг готелю згідно затверджених прейскурантом і договірними цінами, їх підтвердження клієнту і оформлення в документальному вигляді, і своєчасну обробку даних за заявкою. Займаються плануванням завантаження та укладенням договорів з компаніями. Відділ реклами займається розкруткою і просуванням основних і додаткових послуг готелю, підтримує ділові стосунки з рекламними виданнями, відстежувати періодичність подачі реклами.
Розглянемо більш детально службу прийому та обслуговування, так як в даній дипломній роботі розглядається захід, що зачіпає проблеми саме цієї служби.
Служба прийому та обслуговування (Front desk), безперечно є найбільш відповідальною в готелі. Портьє є практично першою співробітником готелю, з яким контактує гість. Від того, як приймуть гостя, як швидко будуть виконані необхідні формальності, багато в чому залежить перше, часто найсильніше враження від готелю в цілому. Дана служба, розташована у вестибюлі на 1 поверсі, здійснює реєстрацію перебувають гостей, розподіл номерного фонду, виписку і розрахунки з клієнтами, видача ключів від номерів, прийом телефонних дзвінків, з'єднання з номерами гостей, передача різного роду інформації і багато іншого. Це місце є по суті центром контролю за наданими послугами і дозволом технічних і організаційних проблем. Крім того, у разі виникнення критичних ситуацій (пожежа, необхідність надання медичної допомоги клієнтам і тому подібне) стійка портьє служить місцем організації оперативних дій. До інших функцій служби прийому і розміщення відноситься прийом і розподіл поштових, факсимільних і електронних (e-mail) повідомлень, а також касове обслуговування клієнтів. Касири здійснюють обробку і нарахування платежів за надані послуги, включаючи їх на рахунок гостя, який пізніше перевіряється службою нічного аудиту (night audit), що проводить бухгалтерські операції, в яких підсумовуються витрати гостей по всіх підрозділах (ресторани, бари, тощо) готелю. Персонал стійки портьє перевіряє також всі непогашені дебіторські заборгованості і щодня повідомляє про це керівництво готелю.
Як було зазначено вище, в обов'язки співробітників служби прийому і розміщення входить бронювання номерів, реєстрація та розселення гостей, координація та контроль надаваних послуг, складання звіту про статус номерів, опера...
