н раз на рік по річної бухгалтерської звітності. Для ТОВ «АльфаТрансОйл» дана обставина є недоліком, так як при зміні зовнішніх ситуацій на ринку перевезень та оптової торгівлі нафтопродуктами керівництву необхідно мати оперативну інформацію про фінансовий стан підприємства. Зокрема, це може стосуватися високого рівня дебіторської або кредиторської заборгованості, зниження платоспроможності підприємства, зміни цін на продукцію.
Тому аналіз фінансового стану необхідно проводити хоча б щоквартально. При цьому, наприклад, може виявитися сезонне зміна фінансового стану, що потребують додаткових управлінських рішень щодо вирівнюю грошових потоків упродовж року. Проблема тут полягає в тому, що збут продукції взимку і влітку змінюється як за категоріями палива, так і за ціною. Як було вже зазначено, у весняно-літній період виручка у ТОВ «АльфаТрансОйл» більш висока і стабільна, ніж в зимовий час. Недолік грошових коштів може призвести до того, що підприємству не вдасться оплатити свої поточні витрати і податкові платежі.
У першу чергу з метою раціонального розподілу функціональних обов'язків в апараті управління організації та створення умов підвищення ефективності управлінської праці рекомендується використовувати модель матричного класифікатора, яка широко і успішно застосовується за кордоном в середніх і великих компаніях [11, c. 223]. Модель матричного класифікатора являє собою таблицю, в якій по вертикалі наведені згруповані управлінські роботи за функціями, а по горизонталі - посадові особи (керівник та його заступники), найменування відділів і служб апарату та структурних підрозділів організації. На перетині стовпців і рядків показуються за допомогою умовних позначень види участі посадових осіб, відділів і служб, та структурних підрозділів у виконанні управлінських робіт, націлених на посилення фінансового контролю. Даний класифікатор рекомендується до впровадження в ТОВ «АльфаТрансОйл» (таблиця 13).
Таблиця 13. Фрагмент матричного класифікатора функціональних обов'язків служб апарату управління в ТОВ «АльфаТрансОйл»
№Контрольние работиОсновние посадові особи та служби апарату управління Ген. діректорКоммерческій діректорФінансовий діректорБухгал. теоріяОтд. маркетінгаДоговорной відділ Диспетчерська служба 1Планірованіе доходів і расходовКСР? Оууу, І2Аналіз збитків і визначення заходів щодо їх скорочення КСР? ПУ, І, С3Аналіз дебіторської заборгованості та пропозиції щодо її зниження Р, К С? УУ, СО4Подготовка позовів зі стягнення простроченої дебіторської задолженностіР, КС? УО, СІ5Аналіз кредиторської заборгованості та розробка пропозицій щодо її реструктурізацііР, КС? УУ, СУ
Затверджений класифікатор функціональних обов'язків підрозділів апарату управління є обов'язковим документом, який регламентує і координуючим роботу посадових осіб, відділів і служб у структурі управління, особливо при недостатньо ефективному фінансовому контролі. У процесі накопичення досвіду, зміни умов виробництва і функціонування організації в класифікатор вносяться відповідні зміни та доповнення, також можуть вноситися зміни в структурі управління організації.
Для позначення характеру трудової участі посадових осіб і підрозділів при здійсненні своїх функціональних обов'язків застосовуються такі умовні позначення:
Р - прийняття рішення (затвердження, підписання документа, усне розпорядження);
П - підготовка рішення (комплексна розробка рішення, складання документа, пропозиція заходи самостійно і з залученням інших осіб);
У - участь у підготовці рішення (рішення приватних питань, підготовка інформації, консультування);
С - узгодження рішення (узгодження документа);
І - виконання (реалізація) рішення;
К - контроль за виконанням рішення (заходи, плану, документа);
О - обмін інформацією, інформування керівництва;
?- Персональна відповідальність.
При розробці матричного класифікатора слід керуватися наступними положеннями:
· За відділами і службами апарату управління закріплюються види управлінських робіт, однорідні за характером, змістом і методам вирішення;
· Види трудової участі у виконанні управлінських робіт повинні передбачати чітку визначеність і по можливості автономність сфери діяльності і компетенції кожного відділу (або служби) та посадової особи;
· Характер розподілу управлінських робіт і види трудової участі відділів (або служб) у їх виконанні повинні передбачати комплексність і закінченість вирішення поставлених перед ним завдань; підрозділи апарату повинні нести персональну відповідальність за комплексне виконання покладених на ни...
