онденції та організаційно-розпорядчих документів. Також секретар-діловод зобов'язаний контролювати терміни виконання документів і зняття з контролю, організовувати роботу з формування та зберігання справ, вести номенклатуру справ, як в паперовому вигляді, так і в електронному.
Сукупність усіх цих положень, має бути викладена в посадовій інструкції, що істотно поліпшить роботу підприємства. Для порівняно маленького підприємства як ТОВ «ГРАНД» не потрібно введення додаткового співробітника, необхідно лише розробити комплекс нормативних та організаційних документів, що регламентують правове становище, статус, функції, відповідальність і організацію роботи секретаря-діловода.
У своїй роботі секретар-діловод ТОВ «ГРАНД» користується тільки програмним забезпеченням Office 2007 і сканером, що спрощує його роботу, але не допомагає досить раціонально використовувати свою працю. Робота в будь-якій організації повинна бути організована таким чином, щоб працівники виконували свою роботу відповідно до плану дій ефективно, знали своє місце і цілі в організації, причому ці цілі повинні збігатися з цілями організації в цілому. Для досягнення всього цього слід чітко виділяти посадові інструкції кожного працівника організації.
Співробітники підприємства часто самі займаються оформленням документів, що призводить до втрати їх професійного часу, а також до порушень в оформленні самої документації. Тобто спеціальні знання секретаря-діловода в галузі складання та оформлення документів використовуються дуже мало, що негативно впливає на стан системи документаційного забезпечення управління.
Відповідно до встановленими категоріями документів, електронні образи яких вводяться в систему документообігу ТОВ «ГРАНД», секретарю-діловоду необхідно створити на сервері папку з шаблонами основних видів документів для використання всіма співробітниками, для того щоб подальша робота велася з електронними файлами цих документів.
У ТОВ «ГРАНД» складання та оформлення документації проводиться децентралізовано. Для виготовлення документів використовується IBM-сумісні персональні комп'ютери, лазерні та струменеві принтери Hewlett-Packard LaserJet і DeskJet, настільні сканери Hewlett-Packard ScanJet.
У своїй роботі секретар-діловод керується чинним законодавством РФ, статутом підприємства, розпорядчими документами керівництва підприємства, правилами трудового розпорядку, вказівками керівника, становищем про секретаріат, державними нормативними документами в області діловодства.
Секретар-діловод несе адміністративну відповідальність за порушення чинного законодавства РФ при підготовці документів, за неякісне та несвоєчасне виконання своїх обов'язків, за неправомірне використання наданих прав, а також використання їх в особистих цілях.
Секретар-діловод може взаємодіяти з трудовим колективом з питань отримання необхідної інформації та спільної підготовки документов, зі сторонніми організаціями, органами влади з питань отримання та надання документів.
У ТОВ «ГРАНД» формування справ проводиться за номінальній ознаці - назвам видів документів (накази, акти, контракти).
У залежності від термінів зберігання секретарем-діловодом проводиться повне чи часткове оформлення справ. При цьому велика кількість справ лишаються не оформленими.
Зберігання документів у ТОВ «ГРАНД» здійснюється децентралізовано. Співробітники підприємства документи на зберігання не здають, а зберігають їх на робочих місцях. Документи у справи або не формуються взагалі або формуються з порушенням вимог «Основних правил роботи відомчих архівів», а саме: документи у справи формуються довільно; часто в одній справі знаходяться документи з різними термінами зберігання; необхідні реквізити оформлення справ відсутні.
У структурі ТОВ «ГРАНД» до теперішнього моменту відсутня архів. Частина справ зберігається в структурних підрозділах, частина у секретаря. Спеціального обладнаного приміщення в господарстві немає, папки зі справами зберігаються в шафах і столах. За схоронність документів у справах відповідає секретар. На підприємстві не використовують типовий перелік документів зі строками зберігання. Номенклатура справ не складена.
Таким чином, на підприємстві повністю відсутня організація архівного зберігання документів. Необхідно розробити номенклатуру справ, почати формувати документи у справи і організувати архів підприємства.
Облік документів забезпечується їх реєстрацією - записом облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення документа, його відправлення чи одержання. Поряд з функцією обліку документів реєстрація дозволяє здійснювати контроль виконання документів, вести пошук докумен...
