ні слід пам'ятати, що сприйняття листи залежить не тільки від змісту, а й від конверта і бланка фірми. Поштова папір має бути хорошої якості, а колір паперу - світлим: білим, світло-сірим, кремовим і т.п. Вгорі або збоку аркуша невеликими літерами повинно бути надрукована назва організації, можливо, її емблема або логотип (Словесна форма товарного знака), а в деяких випадках - ім'я та прізвище співробітника і, може бути, його посаду. Крім того, ділові листи можуть бути виконані і на звичайній поштовій папері. Питання про те, чи доцільно дати співробітнику право користуватися папером, де вказані не тільки назва фірми, але і прізвище та посаду працівника, вирішується керівництвом організації.
Фахівець у галузі ділового листа американець Р. Теппер вважає, що правильно складені ділові листи будуються за однією схемою. Початкові рядки привертають увагу, наступні за ними одне або два пропозиції пробуджують інтерес читача, потім у двох абзацах висловлюється прохання, а остання частина змушує читача діяти.
У підручнику В«Психологія та етика ділового спілкуванняВ» 1 наводиться приклад ділового листа, складеного за даною схемою.
Увага: В«Шановна (ий) _____________________
Я хочу повідомити Вам щось важливе (цікава) В»
Інтерес: В«Ми (я) пропонуємо Вам те, що може істотно поліпшити Ваше життя ... В»
Прохання: В«Нам потрібна допомога людей, готових вкласти хоча б ... у благородну, патріотичну справу ... В»
Дія: В«Ми закликаємо Вас приєднатися до тисяч добрих людей ... В»
Пам'ятайте, що прохання потрібно формулювати так, щоб у адресата вибір варіантів був обмежений, оскільки чим менше варіантів, тим більше вірогідність успіху. Вживання стандартизованих словесних оборотів не тільки дозволяє виключити непотрібний емоційний тон листа, але і є виразом ділової ввічливості.
Найбільш часто в діловій сфері використовуються наступні види ділових листів.
1. Резюме та лист з проханням про прийом на роботу. p> 2. Лист-заяву про звільнення. p> 3. Рекомендаційний лист. p> 4. Лист-відмова. p> 5. Лист-запит про хід виконання справи (домовленості
угоди і т.п.).
6. Лист-нагадування. p> 7. Лист-повідомлення. p> 8. Лист-подяка. p> Діловий лист має завжди підписуватися від руки. Питання про відправці листа факсом або в конверті поштою вирішується залежно від обставин і бажання ділових партнерів. На всі листи слід обов'язково давати відповідь, навіть якщо він негативний або викликає труднощі, при цьому потрібно витримувати терміни відповіді.
Окрім ділової кореспонденції, що курсує між організаціями, існує і внутрішньоорганізаційна листування.
Зміст внутрішнього листування може бути різним, але воно повинно відповідати деяким загальним правилам:
• лист повинен бути лаконічним;
• обов'язково повинна проставлятися дата;
• лист не повинен містити наклепницьких вигадок;
• пов...
