иду при їх нефондовой організації;
- опис справ, документів - для поедінічно і сумарного обліку архівних документів, закріплення порядку їх систематизації, обліку змін у складі та обсязі архівних документів, включених в дану опис;
- реєстр описів справ - для реєстрації описів справ;
- інвентарна книга обліку справ, що мають в оформленні або в додатку до них дорогоцінні метали і камені - для поедінічно і сумарного обліку складу і стану таких справ;
- паспорт архівосховища - для сумарного обліку архівних фондів і архівних документів даного архівосховища;
- лист обліку та опису унікального документа;
- список фондів, що містять особливо цінні документи;
- опис особливо цінних справ, документів або перелік номерів особливо цінних справ;
- реєстр описів особливо цінних справ, документів;
- книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування;
- опис страхового фонду;
- справа фонду - комплекс документів з історії джерела комплектування (фондоутворювача) і архівного фонду, що ведеться на кожен архівний фонд, об'єднаний архівний фонд та архівну колекцію;
- лист-засвідчувач справи - для обліку кількості аркушів у справі;
- внутрішній опис документів справи - для справ, до складу яких входять унікальні документи.
Архів вправі вести інші допоміжні облікові документи, які включаються в схему обліку документів.
Облік надходження архівних документів до архіву здійснюється на підставі:
- акта прийому-передачі документів на зберігання;
- акта прийому на зберігання документів особового походження.
Архівні документи ставляться на облік також за результатами проведення окремих видів архівних робіт.
Всі прийняті в архів архівні документи вносяться до книги обліку надходжень документів. Кожен вперше надійшли в архів архівний фонд, об'єднаний архівний фонд, архівна колекція записується в список фондів, на нього заповнюються лист фонду, картки покажчика до аркуша фонду, заводиться справа фонду. p> Облік вибуття архівних документів з архіву здійснюється на підставі:
- акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню;
- акта про невиправних пошкодженнях документів;
- акта прийому-передачі документів на зберігання;
- акта про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано;
- акта повернення документів власнику;
- акта про вилучення справжніх одиниць зберігання, документів.
При передачі архівного фонду з одного архіву в іншій передаються 3 примірника опису справ, документів і справа фонду. Копія опису справ, документів залишається в архіві-здавачів і в якості додатку до акта прийому-передачі документів на зберігання включається до архівного фонду архіву-здавача. p> При виділенні до знищення всіх архівних документів архівного фонду один примірник його описів справ, документів і лист фонду поміщаю...
