обробку на більш спокійний період. Початок року або час відпусток, як правило, підходять найкраще.
На засіданні експертної комісії визначається місце проведення науково-технічної обробки. Кімната або кабінет повинні бути недоступні для сторонніх відвідувачів, обладнані засобами охоронної сигналізації і знаходиться в місці, зручному для зосередження документів структурних підрозділів підприємства.
Експертна комісія вирішує питання визначення хронологічних рамок оброблюваних документів.
Тимчасові стоки зберігання застосовуються всіма організаціями, постійний термін зберігання застосовується тільки тими державними, муніципальними організаціями, документи яких надходять на зберігання до відповідних архіви, і недержавними організаціями, з якими укладено відповідні договори, тобто джерелами комплектування архівів.
Інші організації зберігають ці документи від 10 років до ліквідації організації в відповідно до законодавства та необхідністю практичного використання документів.
За документам, терміни зберігання яких не передбачені переліками, експертної комісією підприємства виноситься самостійне рішення про тривалість їх зберігання з урахуванням важливості документів, необхідності їх використання в довідкових цілях, звернення до них у разі виникнення спорів, позовів, претензій.
У Залежно від значимості документів встановлюється наступні терміни зберігання.: 1 рік, 3 роки, 5, 10, 15, 50, 75 років і постійно. При закінченні термінів зберігання враховуються тільки роки. Термін зберігання документів на нетрадиційних носіях відповідає терміну зберігання аналогічних видів документів на традиційних носіях.
У результаті роботи експертної комісії документи поділяються, на три групи:
Гј документи, призначені для архівного зберігання
Гј документи, підлягають знищенню
Гј документи, необхідні для подальшого використання в діловодстві
До документам, переданим кадровою службою в архів, відносяться:
Г? накази по особовому складу
Г? особисті картки ф. Т-2
Г? особисті справи
Г? книги, журнали обліку співробітників, алфавітні книги
Г? книги, журнали обліку прийому, звільнення та переведення працівників p> Г? книги обліку видачі трудових книжок
Г? незатребувані трудові книжки
Г? протоколи засідань атестаційних та кваліфікаційних комісій.
Справи, відібрані на архівне зберігання, вимагають додаткового оформлення:
В· документи у справі необхідно розташувати в хронологічному порядку, якщо він не дотримувався в процесі формування справи;
В· справити нумерацію аркушів справи в правому верхньому куті простим олівцем або нумератором;
В· підшити в кінці справи засвідчувальний аркуш, у якому вказується кількість аркушів у справі;
В· на найбільш важливі документи (по особовому складу або мають гриф обмеження доступу) скласти внутрішні описи справ, якщо вони не були складені раніше, і підшити їх на початку справи;
В· переплести справу або прошити його в 4 проколи;
В· додатково вказати на обкладинці справи кількість аркушів згідно засвідчувального листу, термін зберігання справи, уточнити заголовок і крайні дати справи.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) дозволяється зберігати в скоросшивателях без прошивки і нумерації аркушів і без уточнення крайніх дат документів. Документи в подібних справах зберігаються в прямій і зворотної хронологічній послідовності, пересістематізація їх не обов'язкова.
На документи відділу кадрів, що передаються в архів, складається окремий опис - опис № 1 л/с (справ з особового складу).
Опись складається, як правело, на документи одного року. У опису з особового складу справи розташовуються в певному порядку:
в– книги, журнали обліку співробітників (якщо вона ведеться)
в– накази по особовому складу
в– особисті картки і особисті справи
в– незатребувані трудові книжки
в– особові рахунки по заробітній платі (беруться з бухгалтерії)
Наприкінці кожної опису вказується цифрами і прописом кількість включених до неї справ. Кожна справа в опису отримує свій порядковий (архівний) номер, який потім поставляється на обкладинці відповідної справи.
На документи, виділені до знищення, складається акт.
Акти і описи складаються і підписуються членами експертної комісії, розглядаються і затверджуються керівником підприємства.
У період підготовки справ до передачі на зберігання працівником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення та відповідність кількість справ опису. Усі виявлені при перевірці недоліки експертна комісія зобов'язана усунути.
Прийом-передача справ у архівосховище проводиться членами експертної комісії та архівістом. Тільки після передачі документів до архів підприємству дозволяється робити знищення документів, включених д...
