справ
Формування справ - називається угруповання виконавчих документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справ.
Правильне оформлення справ необхідно:
Гј для оперативного пошуку потрібних документів;
Гј забезпечення збереження документів, так як виключає можливість попадання важливих документів у справи з другорядними документами;
Гј полегшення проведення підготовки справ до здачі в архів, так як не проводиться переформування справ;
Гј захисту персональних даних працівників, так як вони зосереджені у певних папках, що підлягають особливому зберіганню. p> За формування справ відділу кадрів відповідає спеціально призначений працівник під безпосереднім контролем керівника відділу.
Формування справ здійснюється відповідно до заголовків справ за заздалегідь складеною номенклатурою справ відділу кадрів.
Заголовки справ повинні бути короткими і відповідати смисловому змісту документів, знаходяться в даній справі.
На більшості підприємств формування справ проводиться за назвами видів документів, наприклад: накази, трудові договори, накази тощо
При формуванні справ необхідно дотримуватися таких вимог:
В· у справу поміщаються документи, робота з яким завершено;
В· документи, підшиті в справу, є оригіналами або завіреними копіями;
В· документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
В· документи, що стосуються одного питання, поміщаються в одну справу;
В· у справу включається, як правило, один примірник документа;
В· кожен документ, поміщений у справу, повинен бути правильно оформлений (мати дату, підпис, відмітку про виконання тощо);
В· у справу формуються, як правило, документи одного року;
В· у справу не повинні підшиватися документи, що підлягають поверненню, а також чернетки, проекти документів;
В· документи всередині справи найчастіше розташовуються у зворотній хронологічній послідовності, то є тільки що виконані документи будуть підшиті в папку зверху (Використовується також розташування документів за алфавітом прізвищ, порядковим номерами документів або в логічній послідовності вирішення питання). Щоб полегшити пошук потрібних документів всередині справи складається внутрішній опис справи.
Внутрішня опис складається для обліку документів постійного і довготривалого (понад 10 років) зберігання, облік яких викликаний специфікою документації (наявність грифа секретності, особливо цінні документи тощо)
Внутрішня опис складається особою, відповідальною за документи справи, і підшивається в початку справи.
Плани та звіти зберігаються в справах того року, до якого вони відносяться за змістом, незалежно від часу їх складання або затвердження.
При формуванні справ використовується швидкозшивачі, розраховані в середньому на 200 аркушів і на річну підшивку документів, а також папки-файли, що дозволяють підшивати в 2-3 рази більше. Папки-файли (типу В«Ьеуггг", "ОгапсГ, "Вапе1х" тощо) можуть вестися протягом кількох справ. p> Тому для оперативного пошуку документів усередині справи необхідно використовувати роздільники із зазначенням року.
В
В§ 3. Підготовка документів відділу кадрів для архівного зберігання
Фахівцями встановлено оптимальний термін використання документів у діловодстві - 3 року. Після закінчення цього терміну вирішується подальша В«доляВ» документів: передати чи їх до архіву підприємства або знищити. Проведення такої роботи називають науково-технічної обробкою документів.
Науково-технічна обробка включає в себе весь комплекс робіт з підготовки документів до здачі в архів, включаючи експертизу їх цінності, а також знищення документів з закінченими термінами зберігання.
З метою забезпечення збереження документів та оперативного наведення довідок в архівах Росархивом встановлені правила підготовки і передачі справ на архівне зберігання. p> Для визначення строків зберігання документів, підготовки документів до архівного зберіганню та відбору документів для знищення на підприємстві створюється постійно діюча експертна комісія.
Експертна комісія призначається наказом керівника підприємства і складається з 3-5 чоловік.
Примірний складу експертної комісії:
Г? заст. директора
Г? провідний спеціаліст (юрист, працівник служби діловодства, відділу кадрів або бухгалтерії)
Г? секретар-референт
Якщо на підприємстві є архів, то до складу комісії входить архівіст.
Головною завданням комісії є проведення щорічного відбору документів для архівного зберігання та знищення тих документів, строки, збереження яких минули.
Першим етапом науково-технічної обробки є визначення найбільш відповідного часу для її проведення. Якщо в організації дуже напружена пора авралів, підведення підсумків, завершення термінових робіт тощо, то краще перенести ...
