уючих стандартів у різних країнах. p align="justify"> Автоматизація документообігу установи дозволяє підвищити виконавську дисципліну, що здійснюється за рахунок поліпшення контролю виконання доручень по документах. Ефективна система повідомлень і нагадувань заздалегідь попереджає всіх посадових осіб про наближення термінів виконання розпоряджень. За допомогою формування зведених звітів і журналів легко скласти повну картину роботи, як окремих співробітників, так і підприємства в цілому. p align="justify"> Заощадити час вдається на всіх етапах діяльності співробітників за рахунок використання інтелектуальних технологій роботи з документами. Автоматична генерація номери, підстановка поточної дати, використання довідників і словників дозволяє зменшити час реєстрації та уникнути помилок, пов'язаних із заповненням реквізитів документів. Засобами системи здійснюється миттєвий пошук документів, разом з усіма вкладеннями і зв'язками, і доручень за їх змістом і будь-якої комбінації реквізитів, із завданням списку або діапазону значень, логічних умов. Можливе формування індивідуальних маршрутів проходження документів. p align="justify"> Зберігання документів будь-яких форматів, наявність віддаленого доступу до системи з комп'ютера, підключеного до мережі Internet. Архівне зберігання документів дозволяє організувати Єдиний інформаційний простір підприємства, тому користувачі системи отримують максимально повну інформацію по всіх запитуваною даними. p align="justify"> Документаційне забезпечення управління охоплює три основні завдання стосовно до систем автоматизації:
- документування (тобто підготовка, оформлення, погодження та виготовлення документів);
організація документообігу (забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів);
систематизація архівного зберігання (визначення правил зберігання інформації, її пошуку і використання для підтримки прийняття рішень, секретність).
Автоматизована система електронного документообігу зобов'язана, зокрема, мати такі характеристики:
- після реєстрації інформаційного матеріалу в якості документа, його автор вже не має можливості будь-як змінити або знищити документ;
документом встановлюється строк зберігання, відповідний вимогам законодавства і контролюючих організацій. Засоби системи повинні дозволяти В«запрограмуватиВ» всі зустрічаються у вітчизняних нормативних актах варіанти правил обчислення строку зберігання (протягом заданого відрізка часу, до певного настання події, комбіновані, і т.д.);
- система повинна захищати збережені в ній документи від будь-яких змін. Знищувати електронні документи можуть тільки спеціально уповноваженими особи, в рамках планової роботи з експертизи цінності та знищення документів і справ з термінами зберігання. p align="justify"> Для підвищення ефективності діяльності компа...
