зпечує можливість оперативного застосування інформації, використовуваної в документі, у поточній діяльності і захищає установу від можливого збитку в результаті його несанкціонованого використання. Всі названі аспекти роботи з документами утворюють систему внутрішнього документообігу.
Для грамотної організації роботи Орловський регіональна філія ВАТ Россельхозбанк вирішує, які документи дійсно потрібні кредитної організації. Обов'язковий мінімум документів для будь-якої організації визначений законом. Так, цивільне законодавство встановлює перелік необхідних документів, що підтверджують право і дієздатність установи, тобто можливість здійснювати угоди і приймати на себе зобов'язання. Основу документообігу складають наступні документи: накази, розпорядження, договори.
Документообіг філії також організований на вхідної, вихідної і внутрішньої документації. Документи, що надходять в банк на паперових носіях, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію (автоматизований облік), розгляд керівництвом банку і доставку виконавцям.
Доставка документів на паперовому носії в банк та їх відправлення здійснюється:
- відділеннями поштового зв'язку ФГУП Пошта Росії raquo ;;
- спецзв'язком та фельд'єгерської зв'язком;
- компанією TNT Express Worldwide (або DHL ).
Прийом і первинна обробка документів здійснюється працівниками служби ДОУ. Конверти з документами розкриваються (за винятком конвертів з позначкою особисто ), перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки кореспонденції. На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.
Документи, адресовані керівництву організації, а також без зазначення конкретної особи або структурного підрозділу попередньо розглядаються в службі ДОП, а потім направляються керівництву або в підрозділ.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців. Попередній розгляд здійснюється, виходячи з оцінки їх змісту, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків.
Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам.
Розглянуті керівництвом документи повертаються в службу ДОП, де в реєстраційно-контрольну форму вноситься зміст резолюції, а документ передається на виконання.
Оригінал документа, який виконується декількома структурними підрозділами, отримує відповідальний виконавець, іншим виконавцям передаються копії.
Працівник банку, що отримав кореспонденцію, при передачі документа на паперовому носії для реєстрації в службу ДОУ вказує на зворотному боці документи свої ініціали, прізвище і дату отримання.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на:
- документи, що вимагають обов'язкового розгляду директором філії;
- документи, що направляються безпосередньо в підрозділи;
- звернення юридичних та фізичних осіб (скарги, заяви, пропозиції).
Документи, що надходять безпосередньо на адресу підрозділу, реєструються діловодом даного підрозділу. Передача документів на виконання без реєстрації не допускається.
Вихідні документи, підготовлені до підписання, повинні бути оформлені з дотриманням встановлених вимог. При направленні документів на підпис перевіряється наявність віз, додатків, правильність адресування, відповідність бланка посади підписала, наявність заголовка до документи, даних про виконавця (прізвище та номер телефону).
Реєстрація вихідних документів здійснюється після їх підписання та укладається у привласненні реєстраційного номера і дати, які проставляються на документі.
Діловод філії здійснює реєстрацію документів та забезпечує перевірку правильності оформлення документа на паперовому носії.
Проходження внутрішніх документів на етапах підготовки та оформлення відповідає проходженню вихідних документів, а на етапі виконання - вхідних документів.
Робота з внутрішніми документами також, як і з вихідними документами, починається з підготовки проекту документам, завершується візуванням і напрямом директору філії на підпис і реєстрацію.
Внутрішні документи, що підлягають виконанню, ставлять на контроль. Виконані документи підшивають у справу, передбаченої номенклатури справ.
Здійснення документообігу...
