Однак для аналітичної документації тривалість архівного зберігання зменшена: річна бухгалтерська (бюджетна) звітність - до 5 років (раніше постійно), рахунки-фактури - до 4 років (раніше 5 років).
У решті категорій документів, згідно з регламентом нового Переліку, строки тримання в архіві залишилися незмінними.
Класифікація і архівування документів підприємства може вироблятися як уповноваженої ліквідаційною комісією, так і спеціалізованими архівними організаціями, з якими укладається договір на зберігання.
Архівне зберігання документів з установленим терміном знищення може бути передано за рішенням ліквідаційної комісії безпосередньо засновнику компанії, що оформляється відповідним розпорядженням і актом прийому-передачі [«Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання », затверджений Наказом Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 року №558].
Документи ліквідованої організації, що має правонаступника або вищестоящу організацію, передаються на зберігання правонаступнику, а при його відсутності - вищестоящої організації в упорядкованому стані.
У разі відсутності правонаступника і вищестоящої організації документи постійного зберігання, документи з особового складу тимчасового зберігання (75 років) і документи тимчасового зберігання (до 10 років включно), терміни зберігання яких не минули, передаються до відповідного державного (муніципальний) архів в упорядкованому стані. При цьому недержавні організації передають свої документи за договором [Основні правила роботи відомчих архівів, затверджені наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 №263].
Документи скінчився термін тимчасового зберігання можуть бути передані до відповідного державного (муніципальний) архів - за наявності в архіві вільних площ та за погодженням з ним - на платній основі.
3. Передача документів ліквідованої організації в архів
.1 Експертиза цінності документів
Експертиза цінності документів в ліквідованих організаціях проводиться з метою відбору документів постійного строку зберігання (в організаціях - джерелах комплектування) і по особовому складу (у всіх організаціях) для їх подальшого впорядкування та передачі в державні та муніципальні архіви [ Кошелєва 2008, 31-33].
Експертиза цінності документів - вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх для включення до складу Архівного фонду Російської Федерації і віднесенню до документів з особового складу.
Основними завданнями експертизи цінності документів є: організація та проведення експертизи цінності документів, що знаходяться в поточному діловодстві для формування документів у справи; організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання до державний чи муніципальний архів.
При проведенні експертизи цінності документів терміни їх зберігання визначаються відповідно до Переліку типових управлінських документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Наказом Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 №558.
До документів з особового складу, які мають довготривалий термін зберігання, відносяться:
Розпорядчі документи (накази, розпорядження, записки, що замінюють накази по особовому складу, постанови та ін.);
Списки особового складу, у тому числі списки працюючих на виробництві зі шкідливими умовами праці;
Картки з обліку особового складу, у тому числі тимчасових працівників (форма Т - 2);
Особові справи;
Особові рахунки працівників по заробітній платні (розрахункові відомості по зарплаті);
Акти про нещасні випадки, пов'язаних з виробництвом;
тарифікаційну відомості;
Табелі і наряди працівників шкідливих професій;
Трудові договори (контракти), трудові угоди, не увійшли до складу особових справ;
Протоколи засідань комісій щодо встановлення трудового стажу для виплати надбавки за вислугу років;
Протоколи засідань, постанови атестаційних, кваліфікаційних комісій;
Документи (подання, клопотання, характеристики, автобіографії, виписки з рішень, постанов) про представлення працівників організації до нагородження державними та відомчими нагородами, присвоєння звань, присудження премій;
Списки працівників, що йдуть на пільгову пенсію;
...
