Штатні розписи;
Книги (картки) обліку прийому, переміщення (переведення), звільнення працівників.
Термін зберігання зазначених документів відповідно до Переліку становить в основному 75 років.
Винятками є:
Акти про нещасні випадки, пов'язаних з виробництвом (45 років);
тарифікаційну відомості (25 років);
Протоколи засідань комісій щодо встановлення трудового стажу для виплати надбавки за вислугу років (15 років);
Протоколи засідань, постанови атестаційних, кваліфікаційних комісій (15 років);
Списки працівників, що йдуть на пільгову пенсію (50 років).
У ліквідованих виконавчих органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях, які є джерелами комплектування державних обласних і муніципальних архівів, в процесі діловодства яких утворюються документи, віднесені до документів Архівного фонду Російської Федерації, співробітниками державних і муніципальних архівів надається методична допомога в організації та проведенні експертизи цінності документів з метою відбору їх для передачі на державне і муніципальне зберігання. В інших організаціях експертиза цінності документів здійснюється для відбору документів з особового складу з метою подальшого впорядкування [Носарєва +2009, 62-76].
За результатами експертизи цінності документів в організації складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу; на справи, що не підлягають зберіганню, составляются акти про виділення справ до знищення. Знищення документів з минулими термінами зберігання в ліквідованої організації проводиться тільки після складання, затвердження та (або) погодження описів справ. Узгоджені акти про виділення до знищення документів затверджуються ліквідатором (конкурсним керуючим). У ліквідованої організації в процесі експертизи цінності документів для передачі на постійне зберігання організовується вибірка документів, згідно з Переліком [Бурова 2007, 82-89, 26-37].
ліквідованої організації, у процесі діяльності якої не створюються документи постійного терміну зберігання, складаються акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, і знищують їх тільки після складання описів справ з особового складу за відповідний період і їх затвердження керівником організації.
3.2 Оформлення справ
Діловодна процедура оформлення справ тісним чином пов'язана з наступним архівним збереженням документів.
Архівний фонд Російської Федерації - історично сформована і постійно поновлена ??сукупність архівних документів, що відображають матеріальне і духовне життя суспільства, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне та культурне значення, є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народів Російської Федерації, що відносяться до інформаційних ресурсів та підлягають постійному зберіганню.
Під архівним документом розуміється - матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і підлягає зберіганню з огляду на вагомість зазначених носія та інформації для громадян, суспільства і держави.
У свою чергу, під документом Архівного фонду Російської Федерації розуміється - архівний документ, який пройшов експертизу цінності документів, поставлений на державний облік і підлягає постійному зберіганню [ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.2004 №125 ст. 3].
Архівні документи ліквідованої організації підлягають впорядкуванню та опису відповідно до вимог архівних правил.
Архівні документи, у тому числі документи з особового складу, підлягають оформленню в справи.
Повне оформлення справи передбачає: підшивку (обкладинка) документів справи; оформлення обкладинки справи; нумерацію аркушів; складання листа-завірителя; складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів.
Документи у справи групуються (як правило) за календарний рік. Усередині справи (у тому числі в особовій справі) документи систематизуються в хронологічній послідовності (від початку року до кінця року) за датою їх реєстрації, затвердження, складання. Строго в алфавітному порядку систематизуються наряди особистих справ, справи, сформовані з особистих карток, особових рахунків і трудових книжок.
При систематизації справ по буквах алфавіту необхідно враховувати до третіх букви в прізвища осіб, на яких заведено справу. Документи, що становлять справа, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з карт...
